[341] Nhân viên Hành chính

AEONMALL Vietnam Co., Ltd

Địa điểm làm việc: Bình Dương

Hết hạn: 30/09/2024

Chi tiết công việc
Giới thiệu công ty

Mức lương: 8.500.000 - 14.000.000

Loại hình: Toàn thời gian

Chức vụ: Nhân viên

Kinh nghiệm: 1 - 2 năm

TỔNG QUAN CÔNG VIỆC

Nhiệm vụ chính: Hỗ trợ công việc hành chính trong Trung tâm thương mại (TTTM) và kết nối chặt chẽ với các bộ phận/ phòng ban liên quan để đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiêu chuẩn.
Địa điểm làm việc: AEON MALL Bình Dương Canary
Thời gian làm việc: Trung bình 5 ngày/tuần theo ca (Ca A 8h30 - 17h30 & ca C 13h30 - 22h30, khoảng 5-7 ca C mỗi tháng), 1-2 ngày OFF/tuần không cố định vào cuối tuần, một số ca rơi vào ngày lễ.
Báo cáo cho: Chuyên viên

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Đảm bảo tính suôn sẻ và kịp thời trong việc thực hiện các công tác vận hành phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hằng ngày của Trung tâm thương mại (TTTM). Quản lý các thiết bị văn phòng như văn phòng phẩm, máy in, và các dịch vụ sử dụng cho văn phòng (internet, thư từ, điện thoại, nước uống, vệ sinh văn phòng, phòng họp,...), đảm bảo văn phòng luôn trong điều kiện làm việc tốt. Lập các giấy tờ hành chính như xin phê duyệt, yêu cầu thanh toán, các hợp đồng dịch vụ và lên lịch làm việc hàng tháng của nhân viên. Tổ chức các hoạt động kết nối nhằm tạo môi trường làm việc gắn kết cho toàn thể nhân viên;
Quản lý và xử lý các vi phạm của khách thuê để đảm bảo tất cả khách thuê tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, thủ tục của TTTM, báo cáo đầy đủ cho cấp trên trực tiếp nếu có bất kỳ vi phạm nào. Đảm bảo khách thuê nộp đầy đủ hồ sơ pháp lý cần thiết trước khi khai trương;
Hỗ trợ khách thuê các công việc hành chính để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ (Kiểm tra các biểu mẫu nhập hàng,...). Phối hợp với các bên liên quan tổ chức các cuộc họp như họp khách thuê, họp quản lý cửa hàng và hỗ trợ tổ chức các sự kiện như ngày dọn vệ sinh, các chương trình đào tạo (nếu có);
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân viên khách thuê, số lượng khách hàng và phòng y tế. Hỗ trợ khách hàng trong các vần đề như kiểm tra báo cáo thất lạc, số lượng xe đẩy, xe đẩy trẻ em, giỏ hàng, những phản hồi về tác phong và thái độ hỗ trợ khách hàng. Tổ chức các hoạt động đặc biệt dành cho khách thuê (Bảo vệ môi trường, Roleplay Contest,...). Lập báo cáo hằng tháng;
Chuẩn bị các công tác hậu cần và các vật tư cần thiết cho buổi đào tạo (đặt phòng, tài liệu, trang thiết bị, danh sách tham dự...) và đảm bảo rằng tất cả nhân viên khách thuê đều được đào tạo theo quy định của Công ty. Tổng hợp phản hồi từ người tham dự, đánh giá chương trình đào tạo và gửi báo cáo cho cấp trên chính xác, kịp thời;
Thường xuyên tuần tra TTTM để kiểm tra tác phong làm việc của nhân viên khách thuê và lập báo cáo cho cấp trên. Duy trì mối quan hệ tốt với khách thuê để hiểu nhu cầu đào tạo của họ và giải quyết các khiếu nại, góp ý từ khách thuê. Đào tạo nhân viên khách thuê để giúp họ hiểu rõ và tuân thủ theo các quy định của TTTM;
Xử lý giấy tờ và các hồ sơ cần thiết khác theo quy trình của công ty để đặt vé máy bay và khách sạn cho chuyến công tác của nhân viên, trưởng bộ phận và trưởng phòng nếu có. Quản lý các tài liệu theo quy trình của công ty như: đóng dấu, lưu trữ dữ liệu, nộp hồ sơ trực tuyến cho nhà nước,...;
Các nhiệm vụ khác theo sự phân công.

YÊU CẦU

Tốt nghiệp đại học;
Ứng viên chưa có kinh nghiệm sẽ được đào tạo. Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc về Hành chính/ Dịch vụ khách hàng;
Có khả năng sử dụng tiếng Anh tốt;
Thành thạo Microsoft Office;
Có kỹ năng làm việc nhóm và tinh thần hỗ trợ, tính cách cẩn thận;
Sẵn sàng làm việc theo ca.

Tìm hiểu thêm về chế độ phúc lợi