ADM Officer - Nhân Viên Hành Chính

I. CHÚNG TÔI:
WE OFFER
Ứng viên thành công sẽ trở thành một phần của một tổ chức đa dạng, có tinh thần học hỏi, cạnh tranh và chuyên nghiệp, nơi cung cấp những cơ hội thực sự để phát triển cá nhân và chuyên sâu về hoạt động của một cảng container mới, đã được đưa vào vận hành từ đầu năm 2021. Ứng viên sẽ báo cáo trực tiếp cho Ban Giám độc/ Trưởng phòng Hành chính Nhân sự.
The successful candidate will be part of a diverse, learning, competitive and professional organization, which offers real opportunities for personal development and in-depth insights into the operation of a brand-new container terminal, which has been put into operation since early 2021.The candidate will report directly to Board of Director/ HR Manager.
II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
KEY RESPONSIBILITIES
Ngoài các công việc ADM, anh/chị sẽ hỗ trợ Tổng Giám đốc trong một số công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc từ thời gian này sang thời gian khác.
Apart from ADM jobs, he/she will assist the CEO in doing some other jobs requested by the CEO from time to time.
1. Trợ lý cho Tổng Giám Đốc/ Phó Tổng Giám Đốc trong:
Assist to the CEO/ DCEO in:
• Quản lý lịch hẹn và tự sắp xếp các cuộc hẹn cho Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc.
Manages the appointment calendar and independently schedules appointments for the CEO/DCEO.
• Trực tiếp chuẩn bị các hồ sơ như chương trình làm việc và biên bản các cuộc họp của công ty.
Directs preparation of records such as agenda & minutes of corporate meetings.
• Phụ trách công việc liên quan đến các chuyến công tác cho Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc.
Handles business travel for CEO/DCEO.
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán/ đề nghị tạm ứng/ hoàn ứng...
Prepare payment/ advance request/ Reimbursement....
• Đăng ký hội nghị, hội thảo và sự kiện đặc biệt cho Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc.
Registers conferences, seminars and special events for CEO/DCEO.
• Đảm bảo giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và với các Trưởng phòng nội bộ cũng như nhân viên để theo dõi các thắc mắc, thời hạn, yêu cầu và chức năng đặc biệt theo hướng dẫn của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc.
Maintains efficient communications with related parties and with internal Department Heads and associates to follow up on queries, deadlines, requests and special functions as per CEO/DCEO's instructions.
• Dịch báo cáo và tài liệu; phiên dịch trong các cuộc họp và thảo luận chuyên môn.
Translate reports and documents, interpreter during meeting and professional discussions.
• Các nhiệm vụ phát sinh khác
Other tasks
2. Các công việc hành chính:
Admin tasks:
• Trình tài liệu cho Chủ tịch HĐQT/ Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc để phê duyệt.
Docs submitting management for Chairman/ CEO/ DCEO for approval
• Trợ giúp và hỗ trợ đối với khách đến văn phòng HCM
Provides assistance and support to visitors to the office in HCM.
• Phụ trách các chuyến công tác cho cấp Cán bộ quản lý trở lên, bao gồm visa, vé máy bay, đặt khách sạn và thuê xe.
Handles business travel for level Managerial and up, including visas, air tickets, hotel bookings and car rentals.
• Chuẩn bị xin visa cho khách (nếu có yêu cầu) và theo dõi để đảm bảo rằng chúng đã được xử lý.
Prepares visa applications for visitors (if required) and follows up to be sure they have been processed.
• Làm thủ tục cấp Visa, Giấy phép lao động, Thẻ Tạm trú cho người nước ngoài; Giấy ĐKKD, sao y công chứng, ...
Process visa applications, work permit and temporary residence card for Expat; business registration certificates, notarized copies, etc.
• Tổng hợp các đề xuất và đặt mua sắm văn phòng phẩm, công cụ văn phòng và các vật tư khác từ các phòng ban ở HCM.
Order and gather proposals for purchasing stationery, office tools and other supplies from departments in HCM Office.
• Thủ quỹ tiền mặt cho các khoản chi đột xuất tại VPHCM.
Cash treasurer for emergency expenses at HCM Office.
• Chuyển phát nhanh (Viettel VP HCM) các chứng từ nếu có yêu cầu. Nhận hồ sơ chứng từ từ Cảng GML - VP HCM - Cảng GML.
Send documents via express delivery (Viettel Ho Chi Minh City) if requested. Receive documentation from GML Port - HCM Office - GML Port.
• Đặt xe di chuyển hàng ngày VP HCM - Cảng GML - VP HCM.
Arrange daily transportation from HCM Office - GML Port - HCM Office
• Đặt cơm trưa, xác nhận số lượng cơm cho VP HCM và tổng hợp vào cuối tháng.
Arrange lunch, confirm the number of meals for HCM Office, and compile at the end of the month.
• Thu hộ điện nước của nhà thầu, Mobifone.
Collect electricity and water bills from Phu Xuan contractor and Mobifone
• Xác nhận sản lượng và Thanh toán chi phí văn phòng, điện, nước, điện thoại cố định, điện thoại hotline, điện thoại BGĐ, internet, chuyển phát nhanh, ...
Confirm the quantity and settle office expenses, including electricity, water, telephone, hotline, management's phone, internet, express delivery, etc.
• Các công tác hành chính VP HCM như Khám SK định kỳ, thông báo may Đồng phục, thông báo tòa nhà CJ, ...
Administrative tasks at HCM Office such as periodic health check-ups, uniform notifications, gifts notification, CJ building announcements, etc.
• Các thủ tục thanh toán chi phí hành chính như hoa, bánh, đồ uống, ... tại VP HCM.
Procedures for payment administrative expenses such as flowers, cakes, beverages, etc. at HCM Office.
• Working Place: Văn phòng Gemalink: tầng 18, số 6 Lê Thánh Tôn, Quận 1, TP HCM.
Gemalink Office: 18 Floor, 6 Le Thanh Ton, Ward 1, HCM City