Admin Điều Phối Vận Hành (Operations Coordinator)

Mục tiêu chính của vị trí: vận hành tự động và tối ưu lợi nhuận cho ít nhất 1 thị trường Đông Nam Á.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Làm việc với đối tác vận hành
• Phối hợp với 3PL/đơn vị vận chuyển/ngân hàng/chủ kho - văn phòng.
• Theo dõi tiến độ vận hành, nhắc việc, xử lý các vấn đề phát sinh và báo cáo lại.
2. Tuyển dụng & đào tạo nhân sự nước ngoài
• Tuyển dụng, đào tạo nhân sự nước ngoài theo chương trình mà Trưởng phòng Kho, Trưởng phòng Sales đưa ra.
• Theo dõi kết quả đào tạo, tổng hợp các vấn đề và đề xuất điều chỉnh.
3. Theo dõi KPI & hiệu suất
• Phối hợp Trưởng phòng Kho/Trưởng phòng Sales để thống nhất KPI và đánh giá hiệu suất nhân sự nước ngoài.
• Tổng hợp số liệu KPI, làm báo cáo tuần/tháng, nhắc việc cải thiện các chỉ số chưa đạt.
4. Phối hợp HR nước ngoài về hồ sơ & chế độ
• Hỗ trợ các việc liên quan: quy định, hợp đồng, chấm công, lương, xử lý vấn đề nhân sự nước ngoài.
• Theo dõi tiến độ xử lý và cập nhật cho các bên liên quan.
5. Theo dõi dòng tiền & chi phí vận hành
• Theo dõi thu-chi theo thị trường theo sự hướng dẫn của Trưởng phòng Kế toán.
• Nắm rõ các khoản chi nội bộ, chi cho đối tác và đề xuất cách tiết kiệm.
6. Quản lý rủi ro & xử lý sự cố vận hành
• Tiếp nhận sự cố (mất hàng, giao trễ, sai đối soát, lỗi hệ thống...).
• Phối hợp các bên để xử lý nhanh, tổng hợp nguyên nhân và rút kinh nghiệm.