Admin/Paralegal

1/ Thực hiện công tác HCNS (30%)
Hành chính:
Nhận tài liệu đến và phân chia về đúng bộ phận, gửi tài liệu đi cho khách nước ngoài và theo dõi toàn bộ quá trình giao đến tay khách hàng.
Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động tập thể nội bộ, du lịch, sinh nhật công ty, team building...
Quản lý - tổ chức bếp ăn, bảo vệ, vệ sinh.
Đặt xe/ vé máy bay/ lưu trú/ làm visa/ đặt chỗ ăn uống cho CBNV đi công tác/ hội nghị.
Tham gia vào việc tổ chức các chuyến công tác/ hội nghị/ đón tiếp khách hàng/ khách mời (sắp xếp lịch họp, chuẩn bị phòng họp, xe đưa đón, đặt chỗ ăn uống, quà tặng, du lịch cho khách mời...).
Thư ký cuộc họp, ghi chép và yêu cầu triển khai đến các bộ phận.
Nhân sự:
Tham gia vào quá trình theo dõi, tổ chức, Quản lý nhân sự bao gồm tổ chức tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ nhân sự, gia hạn hợp đồng, chấm dứt hợp đồng...
2/ Trợ lý bộ phận chuyên môn (70%)
Hỗ trợ bộ phận chuyên môn (nhãn hiệu/ sáng chế) trong các công việc cận chuyên môn:
Cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ chuyên môn (Update dữ liệu thông tin công văn về vào phần mềm/ portfolio quản lý chung).
Phân chia công văn đến nhân sự chịu trách nhiệm và theo dõi, đốc thúc tiến độ thực hiện công việc để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn deadline.
Cập nhật, báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các nhân sự định kỳ.
Hỗ trợ bộ phận chuyên môn trong việc thực hiện các thủ tục/ soạn thư gửi khách hàng theo biểu mẫu (VD như form: Thông báo chấp nhận hình thức (Formality), Công bố (Publication), Cấp văn bằng (Granting/ Success), update tiến trình đơn, email marketing...).
Và các công việc khác theo sự phân công chỉ đạo của trưởng bộ phận.
(Chi tiết các vị trí công việc sẽ được trao đổi cụ thể hơn khi phỏng vấn)