Admin xưởng - Dịch vụ

1. Đặt chỗ
Tiếp nhận thông tin đặt chỗ từ CVDV, Lễ Tân
Tạo Phiếu yêu cầu sửa chữa (WIP), tạo contact trên DMS để nhắc nhở CVDV.
Cập nhật vào file Theo dõi đặt chỗ.
Theo dõi, gọi nhắc nhở KH mang xe vào sửa chữa theo lịch đặt chỗ.
2. Theo dõi hồ sơ sửa chữa
Tập hợp hồ sơ sửa chữa từ các CVDV.
Kẹp hóa đơn sửa chữa vào hồ sơ sửa chữa theo đúng số WIP.
Kiểm tra tình trạng hồ sơ (thiếu giấy tờ nào, chi tiết nào,...)
Phân loại hồ sơ, hóa đơn trả về cho CVDV lưu trữ.
3. Dữ liệu khách hàng
Photo hóa đơn sửa chữa mỗi ngày từ Thu ngân DV
Nhập dữ liệu KH vào Customer Database Report theo trình tự hóa đơn sửa chữa.
Rà soát từng KH, bổ sung, cập nhật đầy đủ thông tin sao cho dữ liệu về KH, về xe là chính xác nhất.
Đối chiếu, cập nhật lại dữ liệu trên DMS nếu thấy có sự thay đổi, khác biệt so với hóa đơn.
4. Hợp đồng sửa chữa
Soạn thảo, trình ký Hợp đồng sửa chữa 02 bên, 03 bên theo yêu cầu của CVDV.
Theo dõi thời hạn hợp đồng, liên lạc với KH để xúc tiến việc ký lại Hợp đồng dài hạn.
Quản lý, lưu file hợp đồng (file mềm và file giấy đã ký).
5. Theo dõi doanh thu phụ tùng
Tổng hợp hóa đơn bán phụ tùng
Lưu trữ (file giấy, file mềm), báo cáo cho trưởng phòng DV
6. Chương trình khuyến mãi
Lập báo cáo, theo dõi tình hình KH tham gia CTKM hàng ngày (Daily Report)
Tập hợp, photo hóa đơn, hồ sơ sửa chữa của các xe tham gia CTKM gửi về cho MBV.
Lập báo cáo chi tiết về CTKM (thông tin KH, thông tin xe, doanh thu phụ tùng KM).
Mobile Service: Lập danh sách KH, Điện thoại mời KH, hỗ trợ CVDV thu tiền, ghi phiếu thu, nộp về cho công ty.
7. Công nợ
Theo dõi, đối chiếu công nợ của phòng DV.
Tiến hành các thủ tục để thanh toán công nợ.
Photo, lưu trữ các chứng từ thanh toán.
8. VĂN PHÒNG PHẨM
Tổng hợp, phân phát văn phòng phẩm hàng tháng cho phòng DV.