Administrative Officer

1. Công tác thư ký
Sắp xếp nội bộ cuộc họp và với đối tác. Tiếp đón những khách, đối tác của công ty
Hỗ trợ xử lý những tài liệu như: in ấn, trình ký, đóng dấu, quản lý văn thư gửi nhận, chuẩn bị các thiết bị cần thiết khi các bộ phận khác gửi yêu cầu.
Lưu trữ và chuẩn bị tài liệu khi có sự kiện hoặc các cuộc họp quan trọng.
Các công việc khác theo sự phân công của quản lý.
2. Quản lý giấy tờ, hồ sơ
Tiếp nhận và phân loại hồ sơ, giấy tờ, công văn từ các bộ phận và chuyển đến bộ phận có thẩm quyền để kiểm duyệt.
Hỗ trợ công tác ban hành các quyết định hoặc văn bản theo sự phân công của ban Giám đốc/quản lý.
Sắp xếp, lưu trữ không gian hồ sơ của công ty.
Xây dựng các biểu mẫu chung cho các quy trình quản lý văn bản của công ty.
3. Lên bảng lương mỗi tháng
Theo dõi bảng chấm công của các nhân viên trong công ty hàng tháng và xử lý ngay những trường hợp sai sót. Tổng hợp bảng chấm công rồi lên bảng lương vào cuối tháng để tính công cho nhân viên.
Kết hợp với bộ phận kế toán để làm bảng lương theo quy định.
4. Quản lý trang thiết bị, tài sản
Thường xuyên kiểm soát, kiểm kê những tài sản chung của công ty.
Lên kế hoạch và bảo trì những trang thiết bị cũ hay bị hư hỏng.
Đồng thời cũng cần thường xuyên theo dõi tình trạng hoặc thay mới các trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động của công ty.
5. Công tác nhân sự
Xây dựng các nội quy liên quan đến việc quản lý nội quy chung của công ty và nhân sự và đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ nội quy công ty.
Quản lý số lượng nhân viên nội bộ, thường xuyên trao đổi các tình huống liên quan đến nhân sự khi cần thiết.
Xây dựng môi trường làm việc đảm bảo chất lượng và mang đến nhiều không gian thoải mái cho người lao động.
Tìm kiếm, lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng và lên kế hoạch phỏng vấn ứng viên tiềm năng cho các vị trí trống theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty
Đào tạo, đánh giá, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
Phối hợp tổ chức hoạt động của công ty như sự kiện, company trip, team building, đồng phục, các kỹ yếu phẩm trong việc xây dựng thương hiệu công ty...
Hỗ trợ cung cấp hình ảnh các hoạt động của công ty cho team truyền thông trong việc xây dựng các content.
6. Quản lý tài chính
Lên kế hoạch và lập báo cáo chi tiêu hàng tháng và gửi lên quản lý.
Đặt văn phòng phẩm, thiết bị làm việc và vật tư cần thiết được gửi đề xuất từ các phòng ban.
Tổng hợp các hóa đơn gửi kế toán.