Chuyên Viên C&B (Compensation & Benefit)

A. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC/ JOB PURPOSE
Đảm bảo hệ thống lương thưởng, phúc lợi và chế độ chính sách được xây dựng, triển khai và vận hành đúng quy định, đúng dữ liệu, đúng hạn; hỗ trợ kiểm soát chi phí nhân sự và nâng cao trải nghiệm nhân viên.
B. TRÁCH NHIỆM CHÍNH/PRINCIPAL ACCOUNTABILITIES
1. Vận hành lương (Payroll)
● Tổng hợp dữ liệu chấm công/OT/nghỉ phép của các chi nhánh, kiểm tra dữ liệu từ các bộ phận liên quan (Admin/Team lead/Kế toán) để tính lương.
Consolidate attendance, overtime, and leave data from branches; verify data from relevant departments (Admin/Team Lead/Accounting) for payroll processing.
● Thực hiện tính lương hàng tháng: lương cơ bản, phụ cấp, commission/bonus, khấu trừ, truy thu/truy lĩnh.
Process monthly payroll, including basic salary, allowances, commissions/bonuses, deductions, and retroactive payments/adjustments.
● Lập báo cáo chi phí nhân sự phục vụ HRM/CFO/BOD theo yêu cầu (quỹ lương, tỷ lệ chi phí nhân sự/doanh thu, cost per head, OT cost ratio...).
Prepare personnel cost reports for HRM/BOD as required (payroll fund, personnel cost-to-revenue ratio, cost per head, OT cost ratio, etc.).
2. Quản lý BHXH - Thuế TNCN - chế độ bắt buộc (Compliance) / Insurance & Benefits Management
● Thực hiện thủ tục BHXH: tăng/giảm lao động, điều chỉnh đóng, chốt sổ, giải quyết chế độ (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...).
Handle social insurance procedures, including employee increase/decrease registration, contribution adjustments, social insurance book finalization, and settlement of statutory benefits (sick leave, maternity leave, work accidents, etc.).
● Theo dõi và thực hiện các nghĩa vụ liên quan thuế TNCN: tổng hợp dữ liệu khấu trừ/ủy quyền quyết toán theo quy định công ty.
Monitor and perform obligations related to personal income tax (PIT), including consolidation of withholding data and tax finalization authorization in accordance with company regulations.
● Theo dõi thay đổi của quy định pháp luật lao động/tiền lương/BHXH/thuế để cập nhật chính sách và tư vấn cho HRM/BOD khi cần.
Monitor changes in labor, payroll, social insurance, and tax regulations in order to update policies and advise HRM/BOD when necessary.
● Đảm bảo hồ sơ lao động và dữ liệu đóng bảo hiểm/thuế đầy đủ, đúng hạn, sẵn sàng phục vụ kiểm tra nội bộ hoặc cơ quan chức năng.
Ensure labor records and insurance/tax contribution data are complete, timely, and ready for internal audits or inspections by authorities.
3. Xây dựng và cải tiến chính sách lương thưởng (C) / Develop and Improve Compensation Policies
● Tham gia xây dựng/chuẩn hóa hệ thống lương: cấu trúc lương, bậc/level, phụ cấp, các khoản chi trả và nguyên tắc xét điều chỉnh.
Participate in developing and standardizing the compensation structure, including salary structure, grades/levels, allowances, payment items, and adjustment principles.
● Đề xuất chính sách thưởng/commission/bonus theo mục tiêu kinh doanh (nếu có), đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ áp dụng.
Propose incentive, commission, and bonus policies aligned with business objectives (if applicable), ensuring they are clear, transparent, and easy to apply.
● Thực hiện khảo sát thị trường (salary benchmark) ở mức phù hợp; tổng hợp dữ liệu để đề xuất điều chỉnh chính sách/khung lương.
Conduct appropriate market salary benchmarking; consolidate data to recommend adjustments to compensation policies and salary ranges.
● Hỗ trợ xây dựng quy chế lương thưởng và các văn bản liên quan (quy chế lương, quy chế thưởng, quy chế phụ cấp...).
Support the development of compensation regulations and related documents (salary policy, bonus policy, allowance policy, etc.).
4. Quản lý phúc lợi và chương trình đãi ngộ / Benefits and Employee Welfare Management
● Vận hành các chế độ phúc lợi: bảo hiểm sức khỏe (nếu có), khám sức khỏe, quà tặng, hiếu hỉ, sinh nhật, trợ cấp, công tác phí...
Administer employee welfare programs, including health insurance (if any), health check-ups, gifts, condolences/congratulatory support, birthday benefits, allowances, business travel expenses, etc.
● Theo dõi ngân sách phúc lợi và chi phí C&B theo tháng/quý; báo cáo theo yêu cầu.
Track the welfare budget and C&B expenses on a monthly/quarterly basis; prepare reports as required.
5. Quản trị dữ liệu C&B và báo cáo / C&B Data Administration and Reporting
● Quản lý dữ liệu nhân sự liên quan C&B: hợp đồng, mức lương, phụ cấp, biến động lương, quyết định điều chỉnh.
Manage HR data related to C&B, including labor contracts, salary levels, allowances, salary changes, and adjustment decisions.
● Lập báo cáo định kỳ: quỹ lương, biến động headcount, chi phí C&B, OT, phép tồn, tỷ lệ chi phí nhân sự... theo yêu cầu HRM/BOD.
Prepare periodic reports on payroll fund, headcount movements, C&B costs, overtime, leave balance, personnel cost ratio, etc., as required by HRM/BOD.
● Chuẩn hóa biểu mẫu, checklist và quy trình C&B; đề xuất cải tiến để giảm lỗi và tăng tốc độ xử lý.
Standardize C&B forms, checklists, and procedures; propose improvements to reduce errors and enhance processing speed.
6. Quan hệ lao động và quản trị hợp đồng lao động (Employee Relations & Contracts)
● Thực hiện các thủ tục chấm dứt quan hệ lao động: quyết định nghỉ việc/termination letter, biên bản bàn giao, thanh lý hợp đồng, xác nhận nghỉ việc; phối hợp các bộ phận để hoàn tất quy trình offboarding.
Handle labor termination procedures, including resignation/termination decisions, handover minutes, contract liquidation, employment confirmation letters; coordinate with relevant departments to complete the offboarding process.
● Tư vấn/giải đáp các vấn đề quan hệ lao động: quy định nội bộ, chế độ chính sách, quy trình kỷ luật/lao động.
Provide guidance and respond to employee relations matters, including internal regulations, policies and benefits, and disciplinary/labor procedures.
● Theo dõi các trường hợp đặc thù: nghỉ việc, đơn phương chấm dứt, hết hạn hợp đồng, gia hạn hợp đồng; nhắc hạn và chuẩn bị hồ sơ đúng thời hạn.
Monitor special cases such as resignation, unilateral termination, contract expiry, and contract renewal; track deadlines and prepare documents on time.
7. Phối hợp thực hiện các công việc khác được giao để đảm bảo vận hành của PNS.
Coordinate and perform other assigned tasks to ensure the effective operation of the HR Department.