1. Hỗ trợ PM trong công tác quản lý dự án
- Hỗ trợ Senior Project Manager (SPM) cùng xây dựng kế hoạch nguồn lực và triển khai dự án.
- Hỗ trợ SPM quản lý bản Kế hoạch nguồn lực và triển khai của dự án, đảm bảo kế hoạch luôn được cập nhật trạng thái theo thời gian.
- Rà soát các nội dung công việc cần triển khai theo khung thời gian/kế hoạch của dự án
- Đôn đốc, nhắc nhở PM về kế hoạch (hoặc lịch) trước khi đến hạn một thời gian nhất định nhằm hỗ trợ PM thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và chất lượng
- Thường xuyên báo cáo PM và lãnh đạo dự án về tình hình thực hiện các công việc của dự án. Kịp thời cảnh báo về các rủi ro chậm hoặc các công việc đã và đang bị chậm. Đảm bảo việc nhắc nhở, hỗ trợ PM luôn luôn cập nhật các thay đổi về kế hoạch dự án.
- Nhận diện và thúc đẩy xử lý các rủi ro và vấn đề của dự án
- Quản lý, lưu trữ danh mục các rủi ro, vấn đề, thay đổi của dự án.
- Hỗ trợ PM: làm viêc, thúc đẩy các bộ phận, đối tác bên ngoài thực hiện các công việc liên quan đến dự án.
- Hỗ trợ PM: Định kỳ báo cáo tiến độ dự án cho ban lãnh đạo.
2. Đốc thúc các PM cập nhật tiến độ dự án, tạo các báo cáo tiến độ và hỗ trợ PM công tác hành chính
- Đốc thúc PM cập nhật tiến độ, thông tin dự án.
- Hỗ trợ PM các công tác hành chính liên quan đến dự án.
- Thiết lập các cuộc họp định kỳ và theo yêu cầu của dự án.
- Làm thư ký các cuộc họp; ghi chép lại đầy đủ nội dung cuộc họp và các hành động đề ra từ cuộc họp, cũng như hỗ trợ PM thúc đẩy thực hiện các hành động này.
3. Tư vấn quy trình, quy định triển khai dự án
- Nghiên cứu, tìm hiểu và nắm vững các quy trình, quy định đã được phê duyệt ban hành liên quan đến việc quản lý và triển khai dự án để tư vấn cho PM lúc khởi động dự án
- Phối hợp với nhóm QA để giám sát việc thực hiện quy trình, quy định trong suốt quá trình triển khai dự án
- Chủ động cảnh báo về các rủi ro chậm hoặc cá công việc đã và đang bị chậm.
4. Quản lý các hồ sơ, văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan đến dự án
- Đốc thúc PM hoàn thiện, cung cấp giấy tờ, tài liệu cần thiết khi kết thúc từng giai đoạn dự án
- Tổ chức quản lý, lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan tới từng giai đoạn của dự án;
- Thực hiện và chịu trách nhiệm cuối cùng về việc lưu trữ giấy tờ, tài liệu khi nội dung đã được thống nhất và kí xác nhận đầy đủ
5. Nhiệm vụ sáng tạo, cải tiến:
- Phối hợp xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc liên quan đến lĩnh vực quản lý dự án
- Chủ động đề xuất cải tiến quy trình, quy định liên quan đến lĩnh vực quản lý dự án dựa trên các bài học kinh nghiệm tổng hợp từ các dự án đã triển khai
- Xác định, đề xuất và triển khai các giải pháp sáng tạo để cải thiện trải nghiệm của khách hàng, giảm chi phí hoặc tăng hiệu suất/hiệu quả công việc
6. Thực hiện các công việc cụ thể khác theo yêu cầu của Quản lý dự án
1. Trình độ:
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị, Kinh tế, Tài chính, Ngân hàng, CNTT
- Tiếng Anh: nghe/nói/đọc/viết khá trở lên
- Thành thạo vi tính văn phòng
2. Kinh nghiệm:
- Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý Dự án và từng làm trợ lý cho GĐ quản lý Dự án cao cấp (Senior Project Manager) các Chương trình/Dự án chuyển đổi ứng dụng CNTT (IT) trong ngành ngân hàng và tham gia hỗ trợ GĐ quản lý Dự án cao cấp trong vai trò PA cho toàn bộ vòng đời tối thiểu 1 Dự án triển khai DCCB có quy mô và tính chất tương tự trong 07 năm gần đây . Ưu tiên phải có chứng chỉ PMP.
3. Kiến thức:
- Kiến thức về thiết lập, điều phối dự án trong hoạt động tổ chức công nghệ, hoạt động tài chính
- Hiểu biết các phần mềm báo cáo và tính toán, phân tích số liệu
- Am hiểu về PMP, AGILE, SCRUM
4. Năng lực (Kĩ năng/Khả năng):
- Khả năng sáng tạo và cải tiến liên tục
- Khả năng tuân thủ ký luật
- Khả năng giao tiếp và truyền thông
- Khả năng làm việc hiệu quả trong sự thay đổi
- Khả năng áp dụng kiến thức và công việc hiệu quả
- Khả năng làm việc theo nhóm/tổ chức
- Khả năng nghiên cứu/học hỏi để làm việc hiệu quả
- Khả năng phát triển con người
- Kỹ năng quản trị dự án
- Kỹ năng phân tích và báo cáo tốt
5. Các yêu cầu khác:
- Bảo mật đối với thông tin quan trọng
- Tính cách thân thiện, kiên nhẫn và trung thực
