CHUYÊN VIÊN CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

Mô tả Công việc
Phụ trách kiểm tra, xử lý chứng từ xuất nhập khẩu, thực hiện thủ tục hải quan và theo dõi thông tin lô hàng. Phối hợp với khách hàng, hãng tàu, đại lý và các bộ phận liên quan để bảo đảm hồ sơ chính xác, theo sát tiến độ và kiểm soát chi phí trong phạm vi được giao.
1. Xử lý chứng từ và thủ tục hải quan
Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm Invoice, Packing List, B/L, C/O, hồ sơ hợp quy, hồ sơ công bố và các chứng từ liên quan theo yêu cầu của từng lô hàng.
Chuẩn bị hồ sơ C/O; kiểm tra và tư vấn thủ tục hải quan cho khách hàng dựa trên thông tin hàng hóa và yêu cầu thực tế.
Thực hiện khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS; kiểm tra dữ liệu trước khi truyền tờ khai và xử lý các nội dung cần điều chỉnh theo hồ sơ thực tế.
Tra cứu, kiểm tra HS code dựa trên thông tin kỹ thuật, chứng từ và nguồn tham chiếu phù hợp; báo cáo cấp quản lý khi chưa đủ căn cứ hoặc có rủi ro phân loại.
Xử lý hồ sơ cho các loại hình kinh doanh/thương mại, tạm nhập tái xuất, gia công và sản xuất xuất khẩu.
2. Theo dõi lô hàng và phối hợp với các bên liên quan
Làm việc với khách hàng, hãng tàu và đại lý để cập nhật thông tin lô hàng, xử lý các nghiệp vụ liên quan đến D/O, Local Charges và DEM/DET.
Theo dõi các mốc xử lý, cập nhật thay đổi và báo cáo kịp thời những vấn đề có thể ảnh hưởng đến chứng từ, thông quan, chi phí hoặc tiến độ.
Phối hợp bổ sung thông tin, hoàn thiện chứng từ còn thiếu và theo dõi các vướng mắc đến khi được giải quyết; chuyển cấp quản lý đối với vấn đề vượt thẩm quyền.
3. Kiểm soát chi phí và phát hành DN
Kiểm tra, theo dõi chi phí lô hàng; làm rõ các khoản phát sinh hoặc chênh lệch trước khi hoàn tất hồ sơ.
Phát hành DN cho khách hàng sau khi lô hàng hoàn tất, dựa trên dữ liệu và chi phí đã được kiểm tra.
4. Hỗ trợ báo giá và chăm sóc khách hàng
Chuẩn bị hoặc hỗ trợ báo giá cho khách hàng thường xuyên, khách hàng vãng lai và đại lý chỉ định trong phạm vi công việc được giao.
Tiếp nhận, theo dõi và phản hồi các yêu cầu liên quan đến chứng từ, thủ tục hải quan và tình trạng lô hàng bằng thông tin đã được kiểm tra.
5. Báo cáo, quản lý hồ sơ và cải tiến công việc
Lập báo cáo tình trạng lô hàng hằng tuần theo biểu mẫu hoặc hệ thống được quản lý xác nhận; cập nhật đầy đủ tiến độ và các vấn đề còn tồn đọng.
Lưu trữ, cập nhật hồ sơ và dữ liệu lô hàng, bảo đảm khả năng tra cứu chứng từ, trạng thái thủ tục, chi phí và các trao đổi quan trọng.
Ghi nhận các lỗi hoặc vướng mắc lặp lại; đề xuất cải tiến danh mục kiểm tra và cách xử lý để giảm sai sót, rút ngắn thời gian thực hiện. Các thay đổi cần được quản lý xem xét trước khi áp dụng.