Chuyên Viên Điều Phối Dự Án

1. Tiếp nhận và điều phối triển khai dự án
Tiếp nhận thông tin bàn giao; mở mã dự án, lập checklist hồ sơ, kế hoạch công việc và các mốc triển khai.
Phối hợp với Vận hành, Giám sát và bộ phận nhân sự để chuẩn bị lực lượng, vật tư, thiết bị, hồ sơ an toàn trước ngày triển khai.
Theo dõi tiến độ, khối lượng, việc tồn đọng và rủi ro; tổng hợp báo cáo ngày/tuần và theo dõi các đầu việc sau họp.
2. Điều phối dữ liệu nhân sự dự án
Tổng hợp chấm công, tăng ca, năng suất và các xác nhận tại dự án; đối chiếu với Giám sát trước khi chuyển dữ liệu tính lương nhân sự thời vụ.
Theo dõi danh sách nhân sự vào công trường, hồ sơ cá nhân, bảo hộ lao động, đào tạo an toàn và các chứng từ theo yêu cầu dự án.
3. Theo dõi chi phí và mua sắm
Cập nhật ngân sách, thu - chi và chi phí thực tế của từng dự án; cảnh báo khoản vượt dự toán hoặc thiếu chứng từ.
Lập đề xuất mua vật tư, thiết bị theo nhu cầu đã được phê duyệt; lấy báo giá, so sánh phương án và đề xuất nhà cung cấp.
Theo dõi giao nhận, bàn giao, tồn vật tư/thiết bị và hoàn thiện hồ sơ đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp.
4. Hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và công nợ
Chuẩn bị, kiểm tra và lưu trữ báo giá, hợp đồng, phụ lục, hồ sơ an toàn, biên bản giao nhận, nghiệm thu và xác nhận khối lượng.
Phối hợp với Giám sát/Kế toán hoàn thiện hồ sơ đề nghị thanh toán, xuất hóa đơn và theo dõi thời hạn thanh toán của khách hàng.
Cập nhật bảng công nợ; chủ động nhắc lịch, liên hệ và báo cáo tình trạng thu hồi công nợ theo phân công.
5. Hành chính dự án và cải tiến quy trình
Quản lý dữ liệu dự án bản mềm/bản giấy; tiếp nhận hotline, email liên quan và chuyển thông tin đúng người phụ trách.
Soạn thảo thông báo, biên bản, thư xác nhận, hợp đồng theo mẫu; đề xuất biểu mẫu/checklist giúp giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
Phạm vi trách nhiệm: Vị trí thực hiện chức năng điều phối và kiểm soát hồ sơ; không trực tiếp chỉ huy thi công, không tự phê duyệt chi phí hoặc cam kết với khách hàng/nhà cung cấp khi chưa được ủy quyền.