1. Mục đích công việc
Phụ trách tiếp nhận, kiểm tra, xử lý và theo dõi các yêu cầu cấp linh kiện, đổi máy, thu hồi hàng lỗi và các nghiệp vụ liên quan đến trạm bảo hành, kho, đơn vị vận chuyển và các bộ phận nội bộ nhằm đảm bảo quá trình
hỗ trợ khách hàng được thực hiện đúng quy trình, kịp thời và chính xác.
2. Nhiệm vụ chính
• Thu thập và xác minh thông tin từ các trạm bảo hành, hotline, email và các kênh liên quan để cập nhật vào file yêu cầu linh kiện.
• Kiểm tra tính chính xác của thông tin yêu cầu linh kiện, bao gồm model máy, mã linh kiện, tình trạng bảo hành, thông tin khách hàng và trạm phụ trách.
• Lập phiếu xuất kho, chuẩn bị chứng từ và tạo bill vận chuyển để gửi linh kiện/hàng hóa cho các trạm bảo hành.
• Thực hiện hồ sơ đề xuất đổi máy mới cho khách hàng theo quy trình công ty.
• Phối hợp với kho linh kiện và đơn vị vận chuyển để xử lý việc xuất máy đổi, chuyển hàng và giao máy thay thế cho khách hàng.
• Tổng hợp báo cáo cấp linh kiện, báo cáo đổi máy, báo cáo bill vận chuyển và các sự kiện phát sinh hằng ngày để gửi cho các team liên quan.
• Theo dõi quá trình
giao nhận hàng hóa, xử lý các trường hợp hàng bị bể vỡ, thất lạc hoặc phát sinh bất thường với đơn vị vận chuyển theo hợp đồng đã ký.
• Đối chiếu và theo dõi việc thu hồi linh kiện lỗi, tivi lỗi từ trạm bảo hành về trung tâm bảo hành theo đúng quy định.
• Tạo bill thu hồi hàng lỗi, làm việc với trạm bảo hành và đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng được thu hồi đúng thời hạn, đúng quy trình.
• Báo giá linh kiện cho trạm bảo hành, bộ phận kinh doanh hoặc các bên có nhu cầu theo quy định công ty.
• Theo dõi và phối hợp với kế toán để cập nhật thông tin xuất bán linh kiện khi có phát sinh nhu cầu.
• Lập, cập nhật và gửi các báo cáo liên quan đến công việc phụ trách theo yêu cầu của cấp trên.
• Lưu trữ chứng từ, dữ liệu, file theo dõi và hồ sơ liên quan đến việc cấp linh kiện, đổi máy, thu hồi hàng lỗi và vận chuyển.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp.
3. Trách nhiệm công việc
• Đảm bảo thông tin yêu cầu linh kiện, đổi máy và thu hồi hàng lỗi được cập nhật đầy đủ, chính xác.
• Đảm bảo hàng hóa, linh kiện, máy đổi được xử lý đúng quy trình và đúng thời gian quy định.
• Đảm bảo các báo cáo hằng ngày và báo cáo phát sinh được gửi đúng hạn.
• Theo dõi sát các trường hợp bể vỡ, mất hàng, hàng chưa thu hồi để kịp thời xử lý và báo cáo cấp trên.
• Phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng.
• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo hành, kho vận, điều phối linh kiện,
chăm sóc khách hàng hoặc dịch vụ sau bán hàng là lợi thế.
• Sử dụng tốt Excel, email và các công cụ làm việc nội bộ.
• Cẩn thận, có trách nhiệm, xử lý thông tin chính xác.
• Có khả năng phối hợp với nhiều bộ phận: trạm bảo hành, kho, kế toán, vận chuyển, Service Center và sales.
• Có kỹ năng theo dõi tiến độ, tổng hợp báo cáo và xử lý vấn đề phát sinh.
• Chịu được áp lực công việc, đặc biệt trong các trường hợp hàng lỗi, đổi máy gấp hoặc phát sinh khiếu nại từ khách hàng.