Chuyên Viên Giáo Vụ & Đào Tạo

GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH
Chương trình Đào tạo Nhân tài AI Thực chiến là sáng kiến đặc biệt của Tập đoàn Vingroup do VinUniversity phối hợp triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực AI có năng lực thực hành cao, có thể tham gia giải quyết các bài toán thực tiễn ngay sau đào tạo.
Chương trình kết hợp giữa học phần nền tảng và giai đoạn thực chiến với dự án AI thật, dưới sự hướng dẫn của giảng viên, mentor và quản lý dự án từ VinUni, Vingroup và các đối tác. Học viên được miễn học phí, nhận phụ cấp hàng tháng và có cơ hội việc làm hấp dẫn trong hệ sinh thái Vingroup sau tốt nghiệp.
GIỚI THIỆU VỀ VỊ TRÍ
Chuyên viên Giáo vụ & Đào tạo chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động học thuật - hành chính của chương trình, bao gồm quản lý giáo vụ, lập và điều phối thời khóa biểu, tổ chức lớp học, theo dõi tiến độ học tập, hỗ trợ đánh giá học viên và giám sát chất lượng triển khai đào tạo.
Vị trí này là đầu mối phối hợp giữa ban điều hành chương trình, giảng viên, mentor, học viên và các bộ phận hỗ trợ liên quan nhằm bảo đảm quá trình đào tạo diễn ra trơn tru, có tổ chức và nhất quán về chất lượng.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
Giáo vụ và vận hành đào tạo
• Phụ trách công tác giáo vụ tổng thể, bảo đảm các hoạt động đào tạo được tổ chức đúng kế hoạch, đúng quy trình và đúng tiến độ
• Xây dựng, cập nhật và theo dõi kế hoạch vận hành đào tạo theo từng giai đoạn của chương trình
• Theo dõi việc triển khai học tập, nhận diện rủi ro hoặc vướng mắc phát sinh và đề xuất phương án xử lý kịp thời
• Phối hợp với các bên liên quan để bảo đảm sự kết nối thông suốt giữa hoạt động học thuật, vận hành và hỗ trợ học viên
Xếp lịch và điều phối thời khóa biểu
• Xây dựng và quản lý thời khóa biểu tổng thể, bao gồm lịch học, lịch mentoring, lịch đánh giá, lịch báo cáo dự án và các hoạt động liên quan
• Điều phối lịch giữa giảng viên, mentor, học viên, phòng học và các nguồn lực hỗ trợ khác để bảo đảm tính khả thi và hiệu quả
• Cập nhật, truyền thông kịp thời các thay đổi về lịch học đến các bên liên quan
• Theo dõi việc tuân thủ lịch trình, tình trạng sử dụng phòng học, thiết bị và nền tảng học tập
Tổ chức lớp học, mua sắm và hỗ trợ giảng dạy
• Tổ chức và điều phối các lớp học, buổi thực hành, phiên mentoring và hoạt động đánh giá theo kế hoạch đào tạo
• Bảo đảm lớp học được chuẩn bị đầy đủ về danh sách học viên, tài liệu, thiết bị, nền tảng học tập, điểm danh và các hỗ trợ cần thiết
• Phối hợp với giảng viên, mentor và các bộ phận liên quan để bảo đảm các buổi học diễn ra đúng mục tiêu và có chất lượng
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh về lớp học, học viên, tài liệu hoặc vận hành trong quá trình triển khai
• Phối hợp đề xuất và theo dõi các nhu cầu mua sắm, thuê dịch vụ, chuẩn bị vật tư, thiết bị, tài liệu và hậu cần phục vụ hoạt động đào tạo
Theo dõi học viên, đánh giá và đầu ra
• Quản lý dữ liệu học viên, danh sách lớp, tình trạng tham gia, chuyên cần, kết quả học tập và các thông tin học vụ liên quan
• Theo dõi tiến độ học tập và chủ động cảnh báo sớm các trường hợp học viên gặp khó khăn hoặc có nguy cơ chậm tiến độ
• Phối hợp tổ chức các hoạt động kiểm tra, đánh giá đầu vào, đánh giá quá trình, đánh giá cuối kỳ hoặc đánh giá dự án theo thiết kế chương trình
• Hỗ trợ chuẩn bị kế hoạch, tài liệu, danh sách và tổng hợp kết quả đánh giá một cách chính xác, đầy đủ
• Phối hợp tổng hợp dữ liệu hoàn thành chương trình, kết quả đầu ra, tình trạng tốt nghiệp và bàn giao thông tin cho các đơn vị liên quan
• Theo dõi và cập nhật tình trạng đi làm của học viên sau tốt nghiệp, đơn vị tiếp nhận, kết quả đầu ra và các thông tin phục vụ báo cáo chương trình
Đảm bảo chất lượng đào tạo
• Theo dõi việc thực hiện chương trình theo đúng mục tiêu học tập, chuẩn đầu ra, tiến độ và yêu cầu chất lượng
• Thu thập và tổng hợp phản hồi từ học viên, giảng viên, mentor và các bên liên quan để đánh giá hiệu quả triển khai
• Phân tích các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo như lịch học, tổ chức lớp, mức độ tham gia, phương pháp đánh giá hoặc trải nghiệm học viên
• Đề xuất và phối hợp triển khai các giải pháp cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo và trải nghiệm người học
• Hỗ trợ xây dựng và chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn và báo cáo liên quan đến vận hành đào tạo và đảm bảo chất lượng
External Engagement và phối hợp đối tác
• Là đầu mối điều phối giữa ban điều hành chương trình, đội ngũ học thuật, giảng viên, mentor, vận hành và các đơn vị hỗ trợ khác
• Phối hợp với đối tác doanh nghiệp, chuyên gia bên ngoài, mentor, nhà cung cấp và các bên liên quan trong các hoạt động đào tạo, thực chiến, workshop, mentoring, tọa đàm nghề nghiệp hoặc các hoạt động hỗ trợ đầu ra
• Hỗ trợ chuẩn bị lịch làm việc, thư mời, tài liệu, biên bản, hồ sơ liên quan và duy trì trao đổi thông tin đầy đủ, kịp thời với các bên bên ngoài
• Chuẩn bị các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai đào tạo, chất lượng lớp học, tiến độ học viên và các vấn đề cần lưu ý
Hợp đồng, thanh toán và hỗ trợ hành chính
• Phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng với giảng viên, mentor, chuyên gia, nhà cung cấp hoặc đối tác phục vụ hoạt động đào tạo
• Theo dõi các đầu việc liên quan đến hồ sơ thanh toán, đề xuất chi, xác nhận khối lượng công việc, nghiệm thu và thanh toán cho các hợp đồng liên quan
• Phối hợp với các bộ phận tài chính, mua sắm, pháp chế, nhân sự và vận hành để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, đúng quy định và đúng tiến độ
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.