Job Description:
Administrative & Expense Management:
General Administration: manage office supplies, uniforms, assets, and equipment at the factory, work with service providers: catering, security, cleaning, transportation, maintenance...
Facility Management: monitor and propose repairs, maintenance, and infrastructure improvements, supervise cleanliness, security, and working environment.
Logistics & Support: organize internal events, welcome visitors, and support audits/inspections, prepare and manage quotations, expense reports, and reimbursement procedures for administrative activities.
Documentation & Procedures: prepare and maintain administrative documents and records, track service contracts and handle related payments
Legal & Corporate Affairs:
Assist in procedures for updating and amending Business Registration Certificates (ERC) and Investment Registration Certificates (IRC).
Liaise with government authorities for legal filings and administrative compliance.
Maintain and archive legal documents, stamps, and corporate contracts with high confidentiality.
Quản lý hành chính và chi phí:
Quản lý hành chính chung:
quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, tài sản và thiết bị tại nhà máy, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ: ăn uống,
bảo vệ, vệ sinh, vận chuyển, bảo trì...
Quản lý cơ sở vật chất: theo dõi và đề xuất sửa chữa, bảo trì và cải tiến cơ sở hạ tầng, giám sát vệ sinh, an ninh và môi trường làm việc.
Hậu cần & Hỗ trợ: tổ chức các sự kiện nội bộ, đón tiếp khách tham quan và hỗ trợ kiểm toán/kiểm tra, chuẩn bị và quản lý báo giá, báo cáo chi phí và thủ tục hoàn trả cho các hoạt động hành chính.
Hồ sơ & Thủ tục: chuẩn bị và duy trì các tài liệu và hồ sơ hành chính, theo dõi hợp đồng dịch vụ và xử lý các khoản thanh toán liên quan.
Pháp lý & Doanh nghiệp:
Hỗ trợ các thủ tục cập nhật và sửa đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ERC) và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC).
Liên hệ với các cơ quan chính phủ để nộp hồ sơ pháp lý và tuân thủ các quy định hành chính.
Lưu trữ và bảo mật các tài liệu pháp lý, con dấu và hợp đồng doanh nghiệp.
Education: University Degree (Bachelor's in Business Administration, Law, English, or related fields).
At least 4 years of experience in administrative work.
Good communication skills in Vietnamese and English (spoken & written).
Strong organizational and multitasking abilities.
Proficient in Microsoft Office (High accuracy in Excel for expense tracking).
Strong understanding of Vietnamese labor laws.
Responsible, detail-oriented, and able to work under pressure.
Meticulous & Careful: High attention to detail with "zero-error" mindset in paperwork.
Honest & Trustworthy: Integrity in handling financial payments and legal documents.
Proactive & Agile: Quick to solve problems and handle tasks with high efficiency.
Trình độ học vấn: Bằng Đại học (Cử nhân Quản trị Kinh doanh, Luật, Tiếng Anh hoặc các ngành liên quan).
Ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm công tác hành chính.
Kỹ năng giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nói & viết).
Khả năng tổ chức và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Thành thạo Microsoft Office (Độ chính xác cao khi sử dụng Excel để theo dõi chi phí).
Hiểu biết sâu sắc về luật lao động Việt Nam.
Có trách nhiệm, tỉ mỉ và có khả năng làm việc dưới áp lực.
Cẩn thận & Chú trọng: Chú ý cao đến từng chi tiết với tư duy "không sai sót" trong công việc giấy tờ.
Trung thực & Đáng tin cậy: Trung thực trong việc xử lý các khoản thanh toán tài chính và các tài liệu pháp lý.
Chủ động & Linh hoạt: Nhanh chóng giải quyết vấn đề và xử lý công việc với hiệu quả cao.
