Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

Mô tả Công việc
THỰC HIỆN KHAI HỒ SƠ, ĐẶT LỊCH VÉ MÁY BAY
§ Tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý và đầy đủ của hồ sơ xin Visa (Du lịch, Công tác, Lao động...).
§ Cập nhật liên tục các thay đổi về quy định, thủ tục tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán
§ Thực hiện các bước: Điền tờ khai (online/offline), đặt lịch hẹn, dịch thuật hồ sơ cơ bản, hợp thức hóa lãnh sự
§ Trực tiếp đi nộp và nhận kết quả hồ sơ tại cơ quan chức năng hoặc các trung tâm tiếp nhận (VFS, BLS...).
§ Điều phối chuyển phát nhanh hồ sơ, hỗ trợ đặt vé máy bay/khách sạn khi cần.
§ Phân loại, số hóa (scan) và lưu trữ hồ sơ khoa học trên hệ thống và bản cứng
§ Theo dõi thời hạn của các loại giấy tờ (Hộ chiếu, Visa, Giấy phép lao động) để nhắc gia hạn kịp thời
§ Soạn thảo các văn bản hành chính liên quan: Công văn, thư giải trình, hợp đồng dịch vụ.
QUẢN LÝ VÀ XÂY DỰNG THÔNG TIN QUY ĐỊNH, QUY TRÌNH, BIỂU MẪU, QUẢN LÝ CON DẤU CỦA CÔNG TY
§ Phổ biến các quy định, chế độ và giải đáp thắc mắc, khiếu nại liên quan tới người lao động.
§ Cung cấp và hướng dẫn quy định, biểu mẫu cho nhân sự mới (chữ ký mail, quy định nghỉ phép, các biểu mẫu trình ký...)
§ Quản lý và cung cấp thông tin làm việc cho nhân sự mới hoặc quản lý lại khi nghỉ việc (email, sdt, tài khoản Base,nhóm công ty, ...)
§ Thêm nhân sự mới vào các nhóm làm việc (WhatsApp, zalo, email group...) hoặc khi nghỉ việc
§ Soạn thảo các văn bản thông báo nội bộ và bên ngoài.
§ Quản lý và soạn thảo các HĐTV cho nhân sự mới, HĐLD cho nhân sự chính thức, QĐNV cho nhân sự nghỉ việc, QĐ điều động, luân chuyển nhân sự
§ Ghi biên bản cuộc họp định kỳ toàn CNHN, gửi BBH cho BGĐ và nhân sự liên quan, lưu trữ
THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ NHÂN SỰ
§ Đề xuất và triển khai chế độ Khám sức khỏe cho CBNV theo định kỳ (đề xuất, lập kế hoạch, triển khai,..)
§ Đề xuất và triển khai chế độ du lịch hàng năm cho CBNV theo quy định (đề xuất, lập kế hoạch, triển khai,..)
§ Đề xuất và triển khai chế độ cấp phát đồng phục cho CBNV theo quy định (đề xuất, triển khai...)
§ Đề xuất chế độ cho nhân sự theo quy định của Công ty (lịch luân phiên thứ 7, thưởng lễ Tết, sinh nhật, cưới xin, thai sản, tang hiếu, ốm đau,...)
QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH, THỰC HIỆN BÁO CÁO ĐỊNH KỲ
§ Quản lý, cung cấp và lưu trữ hồ sơ hành chính theo yêu cầu công việc
§ Thực hiện các báo cáo định kỳ miền Bắc nộp cho Cơ quan Nhà nước (PCCC, hồ sơ môi trường, báo cáo lao động, BHXH, ....)
§ Nộp các hồ sơ hành chính theo yêu cầu công việc
§ Cấp phát và quản lý dữ liệu về văn phòng phẩm, đồng phục,.....
§ Thực hiện các báo cáo công việc định kỳ hàng tuần gửi cho Trưởng BP.
QUAN HỆ LAO ĐỘNG, KẾT NỐI NỘI BỘ
§ Tạo kết nối, đoàn kết trong nội bộ.
§ Cập nhật các thông tin hoạt động gắn kết, truyền thông của Công ty đến CBNV của CNHN, NMHY
§ Hỗ trợ nhân sự liên quan đến chế độ, chính sách.
§ Giám sát quá trình làm việc của nhân sự trong công ty hỗ trợ kịp thời, tích cực hiệu quả.
§ Thường xuyên trao đổi với nhân sự phòng ban các vấn đề phát sinh và tìm ra cách khắc phục, báo cáo đề xuất (nếu có)
CÔNG VIỆC THEO CHỈ ĐẠO
§ Sắp xếp nhân sự theo nhu cầu công việc.
§ Hỗ trợ các công việc HCNS và phòng ban khác theo nhu cầu
§ Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TBP, BGĐ.