Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

1. Tìm hiểu về doanh nghiệp và nắm bắt tất cả tài nguyên, quy trình, dự án, các phân khúc, định hướng phát triển, kinh doanh của Công ty.
2. Công Tác Hành Chính
Thực hiện giám sát vệ sinh, nơi làm việc của các phòng ban, giám sát theo dõi tình trạng của các thiết bị trong công ty: máy photo, máy lạnh,... khắc phục sửa chữa khi phát sinh vấn đề.
Tham gia vào công tác hành chính văn phòng, mua sắm vật phẩm, cải tạo và phát triển hệ thống chi nhánh văn phòng.
Xây dựng quy định và kế hoạch sử dụng tài sản, thiết bị công ty.
Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản một cách khoa học, đảm bảo dễ tìm kiếm và truy cập.
Quản lý và theo dõi các loại công văn, giấy tờ, hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, đáp ứng tốt nhu cầu làm việc của nhân viên.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty về các công việc hành chính, văn phòng, như in ấn, photocopy, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, v.v.
Tiếp nhận, xử lý thông tin từ khách hàng, đối tác qua điện thoại, email, hoặc trực tiếp tại văn phòng.
Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, và các điều kiện cần thiết cho các cuộc họp, sự kiện của công ty.
Tiếp nhận thư từ, và chuyển đến các phòng ban.
Thực hiện đặt mua VPP, quản lý VPP, cấp phát VPP và thanh toán các chi phí vận hành văn phòng định kỳ ( Thuê VP, điện, nước, máy photo ...)
Quản lý chi phí hành chính, tiếp khách tại công ty.
Quản lý biểu mẫu thủ tục, hợp đồng, Quyết định,.... với Nhà cung cấp, Đối tác...
Quản lý công tác bếp ăn văn phòng
Quản lý hệ thống văn bản, hồ sơ pháp lý, dữ liệu ISO bản cứng/mềm.
Quản trị mạng, máy móc, chấm công, văn phòng phẩm, vệ sinh, PCCC...
3. Quản lý văn phòng phẩm, bộ nhận diện thương hiệu (đồng phục, logo,...), tài sản cố định của công ty.
Quản lý VPP, bộ nhận diện thương hiệu, đồng phục của công ty, tài sản cố định của công ty, lên kế hoạch cấp phát cho nhân viên theo quy định.
Quản lý biểu mẫu thủ tục, hợp đồng, Quyết định,.... với Nhà cung cấp, Nhân viên,...
Tổng hợp và quản lý thông tin nhà cung cấp
Theo dõi, kiểm kê tài sản, thiết bị văn phòng, đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả và bảo quản tốt.
4. Công Tác C&B
Chịu trách nhiệm set up, vận hành máy chấm công, quản lý dữ liệu chấm công, tính toán ngày công, làm thêm giờ, và các khoản khấu trừ khác, theo dõi công tác, nghỉ phép...
Tính toán và chi trả lương, thưởng, hoa hồng và các khoản phụ cấp cho nhân viên kinh doanh và nhân viên văn phòng., thông báo phiếu lương cho nhân viên hàng tháng.
Đảm bảo thực hiện các chế độ Bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN)
Đảm bảo thực hiện các công tác liên quan thuế TNCN cho cán bộ nhân viên.
Tính toán và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng tháng.
Lập báo cáo và thực hiện các thủ tục quyết toán thuế TNCN hàng năm.
Hỗ trợ nhân viên kê khai và hoàn thiện các thủ tục liên quan đến mã số thuế cá nhân và giảm trừ gia cảnh.
Giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác C&B.
Triển khai các hoạt động khám sức khỏe định kỳ cho CBNV hằng năm.
Thông báo ban hành các Quy định/chính sách/Cơ chế Nhân viên
5. Quản Lý Quan Hệ Lao Động
Soạn thảo biểu mẫu, tài liệu, quản lý hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng thử việc, chính thức, và các phụ lục hợp đồng.
Thực hiện các thủ tục liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động, bao gồm cả sa thải và nghỉ việc.
Quản lý hồ sơ nhân sự, cập nhật biến động nhân sự.
Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến quan hệ lao động, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và nội quy công ty.
Thực hiện quản lý và gửi thông báo quy định, phiếu lương kịp thời tới người lao động.
Phối hợp và thực hiện theo quy trình Onboarding
Quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi tái ký hợp đồng lao động.
Cập nhật và duy trì hồ sơ lương, bảo hiểm, và các thông tin liên quan đến thu nhập của nhân viên.
Quản lý kho dữ liệu nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân viên, cung cấp các thông tin nhân sự cho các phòng ban liên quan theo yêu cầu
Quản lý đồng bộ hồ sơ cứng (bản lưu) và file mềm (bảng theo dõi) của CBNV
Báo cáo định kỳ các hoạt động nhân sự, hồ sơ, văn bản...
6. Xây Dựng Quy Trình, Chính Sách Nhân Sự
Xây dựng và triển khai chiến lược nhân sự phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
Quản lý hoạt động của phòng Nhân sự: lương thưởng, đánh giá KPIs, chế độ phúc lợi, kỷ luật lao động, quan hệ lao động.
Phối hợp với các phòng ban trong việc hoạch định và phát triển đội ngũ nhân sự. Xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban.
Xây dựng hệ thống chính sách, quy trình, quy chế nhân sự chuyên nghiệp và minh bạch.
Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong công tác tổ chức, tái cấu trúc bộ máy nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.
Nghiên cứu, phân tích, đề xuất và xây dựng các chính sách nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty và quy định của pháp luật.
Cập nhật các chính sách nhân sự khi có sự thay đổi về pháp luật hoặc tình hình kinh doanh.
7. Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp
Hoạt động sinh nhật hàng tháng cho nhân viên.
Hoạt động nghỉ dưỡng, du lịch, teambuilding hàng năm của công ty.
Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên, xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp.
Tổ chức các sự kiện, hoạt động văn hóa, thể thao để nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
Tham gia vào việc xây dựng các chính sách, quy định liên quan đến văn hóa doanh nghiệp.
Tham gia các khóa đào tạo: Nâng cao kiến thức và kỹ năng thông qua các khóa đào tạo chuyên sâu.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên. Và các công tác của Phòng nhân sự