Chuyên viên Hành chính - Pháp chế

Quản lý hành chính và chi phí văn phòng
Theo dõi, tổng hợp và đề xuất các chi phí hành chính như xe công nghệ, điện thoại, internet, văn phòng phẩm và các dịch vụ văn phòng.
Kiểm tra, tập hợp chứng từ, lập đề nghị thanh toán và phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán theo dõi việc thanh toán các chi phí hành chính.
Tiếp nhận nhu cầu, hỗ trợ đặt và điều chỉnh vé máy bay cho các phòng ban theo quy trình, phê duyệt của công ty.
Thực hiện thủ tục mua sắm trang thiết bị, công cụ và vật dụng phục vụ hoạt động công ty; phối hợp lấy báo giá, trình phê duyệt, tiếp nhận và bàn giao.
Theo dõi các hợp đồng dịch vụ hành chính, thời hạn sử dụng và nhu cầu gia hạn.
Thực hiện chế độ và quyền lợi người lao động
Thực hiện hồ sơ, thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội và các chế độ dành cho người lao động trong phạm vi được phân công.
Làm đầu mối triển khai gói bảo hiểm sức khỏe, cập nhật danh sách tham gia và hỗ trợ người lao động thực hiện các thủ tục liên quan.
Phối hợp tổ chức khám sức khỏe cho người lao động theo kế hoạch và chính sách của công ty.
Theo dõi, chuẩn bị hồ sơ và phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán thực hiện các công việc liên quan đến kinh phí công đoàn và các khoản phúc lợi.
Tiếp nhận, hướng dẫn và phối hợp giải đáp các thắc mắc của người lao động về hồ sơ, thủ tục và chính sách thuộc phạm vi phụ trách.
Hồ sơ pháp chế và thủ tục tuân thủ
Theo dõi thời hạn, tổng hợp dữ liệu, lập và trình duyệt các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động và các báo cáo liên quan; thực hiện nộp báo cáo theo phân công.
Chuẩn bị, cập nhật và thực hiện hồ sơ, thủ tục liên quan đến nội quy lao động và các yêu cầu về lao động, y tế, bảo hiểm với cơ quan có thẩm quyền.
Cập nhật các quy định liên quan đến công việc phụ trách; tổng hợp những thay đổi cần lưu ý và đề xuất điều chỉnh hồ sơ, quy trình của công ty.
Phối hợp với các phòng ban, cơ quan có thẩm quyền và đơn vị tư vấn khi cần để hoàn thiện hồ sơ; theo dõi kết quả xử lý và lưu trữ tài liệu.
Báo cáo kịp thời các hồ sơ còn thiếu, thủ tục sắp đến hạn và vấn đề phát sinh cần xử lý.
Hỗ trợ tuyển dụng
Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng và hồ sơ ứng viên theo yêu cầu của các phòng ban.
Sàng lọc CV theo tiêu chí đã thống nhất, liên hệ ứng viên và sắp xếp lịch phỏng vấn.
Theo dõi kết quả phỏng vấn, cập nhật thông tin và phản hồi ứng viên theo kết quả đã thống nhất với phòng ban có nhu cầu tuyển dụng và người có thẩm quyền.
Quản lý hợp đồng, công văn và tài liệu
Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hợp đồng cùng các tài liệu liên quan của công ty.
Quản lý, lưu trữ công văn đi, công văn đến và theo dõi việc chuyển giao đến bộ phận phụ trách.
Sắp xếp hồ sơ bản giấy và bản điện tử theo hệ thống thống nhất, bảo đảm đầy đủ, dễ tra cứu và bảo mật.
Hỗ trợ cung cấp, tra cứu hồ sơ theo yêu cầu và đúng thẩm quyền.
Thực hiện các công việc khác phù hợp với chức năng của vị trí theo phân công.