Chuyên Viên Hành Chính (Senior Admin) - Ngành F&B/Retail - Thu Nhập Từ 20 Triệu

1.Quản lý văn thư, lưu trữ và tài liệu
Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ công văn, hồ sơ và tài liệu hành chính.
Soạn thảo các văn bản hành chính (thông báo, tờ trình, quyết định nội bộ) theo chỉ đạo.
Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định.
2.Thủ tục hành chính & làm việc với cơ quan chức năng
Theo dõi, thực hiện các thủ tục hành chính và làm việc với cơ quan chức năng khi được phân công.
Theo dõi tiến độ và thời hạn các thủ tục hành chính, giấy phép, chứng nhận,...
Phối hợp thực hiện các công tác PCCC, ATTP, an toàn lao động, môi trường, an ninh trật tự...
3.Quản lý nhà cung cấp & dịch vụ hành chính
Làm việc, theo dõi và đánh giá nhà cung cấp/dịch vụ hành chính.
Quản lý các dịch vụ: vệ sinh, tạp vụ, bảo vệ, chuyển phát, internet, diệt côn trùng...
Theo dõi hợp đồng, chất lượng dịch vụ, nghiệm thu và thanh toán.
Chủ động tìm kiếm phương án thay thế/tối ưu khi chất lượng hoặc chi phí dịch vụ chưa phù hợp.
4.Quản lý mua sắm, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ (CCDC)
Quản lý, cấp phát, theo dõi và kiểm kê tài sản, CCDC, VPP và vật tư hành chính.
Kiểm soát tồn kho và duy trì mức tồn hợp lý.
Phối hợp với Kế toán thực hiện thanh toán, quyết toán chi phí.
5.Quản lý cơ sở vật chất, tài sản và an ninh văn phòng
Theo dõi và xử lý các vấn đề liên quan đến điện, nước, máy lạnh, internet, thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất.
Làm việc với Ban quản lý tòa nhà/chủ nhà/nhà thầu để xử lý sự cố.
Theo dõi lịch bảo trì, bảo dưỡng và đề xuất sửa chữa/thay thế.
6.Công tác PCCC, an toàn và xử lý sự cố
Theo dõi hồ sơ, lịch kiểm tra, bảo trì trang thiết bị PCCC.
Phối hợp tổ chức huấn luyện, kiểm tra, diễn tập PCCC theo kế hoạch.
Phối hợp xử lý các tình huống hành chính khẩn cấp.
7.Quản lý hợp đồng & chi phí hành chính
Theo dõi danh mục hợp đồng, thời hạn gia hạn và các điều khoản liên quan.
Theo dõi ngân sách, chi phí hành chính và đề xuất phương án tối ưu.
Phối hợp kiểm soát, đối chiếu và thanh toán chi phí.
8.Hậu cần & hỗ trợ Ban lãnh đạo
Thực hiện hậu cần công tác: vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, visa...
Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, thiết bị và các điều kiện phục vụ Ban lãnh đạo.
Hỗ trợ các công việc hành chính, đối ngoại theo phân công.
9.Xây dựng & cải tiến hệ thống hành chính
Xây dựng, cập nhật quy trình, biểu mẫu và các file/hệ thống quản lý hành chính.
Thực hiện báo cáo và đề xuất giải pháp cải tiến, số hóa hoạt động hành chính.