Chuyên Viên Hành Chính

1. Hành chính văn phòng:
Tổ chức thực hiện công tác hậu cần như: Đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, đi lại, tổ chức sự kiện nội bộ...
Thực hiện làm Visa, thẻ tạm trú, nhà công vụ, thuê nhà cho chuyên gia....
Kiểm soát chi phí chung của công ty và Quản lý việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm,..
Quản lý hợp đồng, chi phí và kiểm soát thanh toán chi phí cho nhà cung cấp
Thực hiện các báo cáo, phân tích về các chi phí phát sinh hàng tháng của công ty
2. Văn thư lưu trữ:
Quản lý việc sử dụng con dấu, lưu trữ giấy phép kinh doanh, giấy tờ pháp lý, tài liệu của Công ty được bảo mật
Triển khai thực hiện công tác ban hành, tiếp nhận và lưu trữ văn bản, các quy trinh quy định đã ban hành
Kiểm soát thể thức, hình thức trình bày văn bản trước khi đóng dấu;
Thực hiện các thủ tục phát hành giấy đi đường, giấy giới thiệu cho Cán bộ đến làm việc tại các cơ quan, đối tác theo yêu cầu
Quản lý, thực hiện công chứng, sao y bản chính các tài liệu, văn bản, giấy phép đăng ký kinh doanh công ty theo quy định
3. Mua sắm :
Thực hiện công tác tư vấn, phân tích nhu cầu và phối hợp cùng Đơn vị đề xuất và Đơn vị nghiệp vụ xác định hình thức mua sắm hàng hóa/dịch vụ
Thực hiện tìm kiếm, đàm phán, so sánh các NCC và ký kết hợp đồng dịch vụ/ hàng hóa cho Công ty
Dự thảo Hợp đồng, phụ lục hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ
Hàng năm rà soát NCC, hợp đồng dịch vụ/hàng hóa.
4. Xuất Nhập Khẩu:
Thực hiện mua sắm hàng hóa nhập khẩu phục vụ kinh doanh.
Theo dõi tồn kho, cảnh báo hết hàng, căn cứ kế hoạch bán hàng và tồn kho thực hiện kế hoạch đặt hàng hóa kinh doanh
Thực hiện và hoàn thiện hồ sơ sản phẩm theo quy định của pháp luật. Quản lý hồ sơ sản phẩm.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công