Chuyên Viên Hành Chính

1. Quản lý hồ sơ - Quản lý hậu cần
• Quản lý, thu thập, phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của công ty.
• Quản lý phòng lưu trữ, đảm bảo an toàn và bảo mật hồ sơ.
• Thực hiện công tác bảo quản, thống kê, tra cứu, cho mượn và kiểm kê hồ sơ định kỳ.
• Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ từ các phòng ban và phối hợp đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ, chính xác, kịp thời.
• Quản lý các hoạt động hậu cần và kiểm soát chi phí theo quy định của công ty.
• Phụ trách mua sắm văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao, đồ dùng sinh hoạt và các nhu yếu phẩm.
• Quản lý nhà ăn, kho vật tư, tài sản, máy in và cơ sở vật chất.
• Phối hợp quản lý dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa và bảo trì.
• Điều phối xe phục vụ công tác, hỗ trợ đời sống cho nhân viên người Trung Quốc.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
2. Hành chính
Công tác hành chính - văn thư
• Soạn thảo, rà soát và ban hành các văn bản, thông báo, công văn, báo cáo, biên bản họp và các tài liệu hành chính.
• Tổ chức và điều phối các cuộc họp: chuẩn bị tài liệu, gửi thông báo, ghi biên bản và theo dõi việc thực hiện sau họp.
• Quản lý văn bản đến, văn bản đi; theo dõi luân chuyển hồ sơ và lưu trữ tài liệu theo quy định.
• Quản lý hồ sơ pháp lý, giấy phép, chứng nhận và các tài liệu pháp lý của công ty.
• Hỗ trợ công tác hành chính cho Ban Giám đốc và thực hiện phiên dịch hành chính khi cần.
Công tác đối ngoại và tiếp đón
• Thực hiện thủ tục mời, đón tiếp các đoàn khách trong và ngoài nước.
• Phối hợp tổ chức các chương trình giao lưu, sự kiện và hoạt động gắn kết nội bộ.
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho chuyên gia và nhân sự nước ngoài.
Công tác quản lý người nước ngoài
• Thực hiện và theo dõi các thủ tục xin cấp, gia hạn visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài.
• Phối hợp với các cơ quan chức năng trong công tác quản lý người nước ngoài.
• Duy trì quan hệ và làm việc với các cơ quan nhà nước khi thực hiện các thủ tục hành chính.