Chuyên viên Quản trị công ty kiêm Thư ký HĐQT

Mô tả Công việc
Mục tiêu vị trí
Vị trí đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ Hội đồng quản trị (HĐQT) vận hành hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định về quản trị công ty. Người đảm nhận sẽ là đầu mối xuyên suốt giữa HĐQT, Ban Điều hành, cổ đông và các bên liên quan
Mô tả công việc
1. Quản trị Công ty và hỗ trợ Hội đồng quản trị
Tham mưu, tư vấn và hỗ trợ HĐQT trong việc thực hiện các công việc liên quan đến quản trị công ty theo quy định pháp luật, Điều lệ và quy định nội bộ.
Phối hợp chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các thủ tục phục vụ cuộc họp HĐQT, Ban Kiểm soát (BKS) và Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ).
Tham dự các cuộc họp; thực hiện ghi nhận, lập biên bản, dự thảo nghị quyết/quyết định và hoàn thiện hồ sơ sau họp đúng quy định.
Theo dõi việc ban hành, lưu trữ và triển khai các nghị quyết, quyết định của HĐQT; nhắc việc và cập nhật tiến độ thực hiện đến các đơn vị liên quan.
Hỗ trợ các thành viên HĐQT trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ và các nhiệm vụ được giao.
2. Đại hội đồng cổ đông và quan hệ cổ đông
Tham gia tổ chức ĐHĐCĐ thường niên/bất thường và các hoạt động lấy ý kiến cổ đông theo quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.
Phối hợp chuẩn bị danh sách cổ đông, thư mời, chương trình, tài liệu họp, biên bản, nghị quyết và toàn bộ hồ sơ liên quan đến ĐHĐCĐ.
Làm đầu mối tiếp nhận, phối hợp xử lý các yêu cầu, thắc mắc và trao đổi liên quan đến cổ đông.
Hỗ trợ Công ty trong việc đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông theo quy định hiện hành.
3. Công bố thông tin và tuân thủ quản trị
Theo dõi và phối hợp thực hiện các nghĩa vụ công bố thông tin của Công ty theo quy định áp dụng đối với công ty chứng khoán và công ty đại chúng.
Kiểm soát tiến độ, tính đầy đủ và chính xác của các nội dung cần công bố; báo cáo HĐQT về tình hình thực hiện định kỳ và đột xuất.
Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ công tác quản trị, báo cáo định kỳ và công bố thông tin.
Thực hiện bảo mật thông tin, tài liệu của HĐQT, cổ đông và Công ty theo đúng quy định và cam kết bảo mật.
4. Thư ký Hội đồng quản trị
Quản lý lịch làm việc, lịch họp và các đầu việc liên quan đến hoạt động thường xuyên của HĐQT.
Tổng hợp, chuẩn bị và quản lý hệ thống tài liệu, hồ sơ, biên bản, nghị quyết/quyết định của HĐQT một cách có hệ thống và dễ tra cứu.
Theo dõi và nhắc việc đối với các nội dung đã được HĐQT thông qua hoặc giao cho các đơn vị/cá nhân thực hiện; cập nhật tiến độ đến HĐQT khi cần.
Làm đầu mối phối hợp giữa HĐQT với Ban Điều hành, các phòng/ban và các bên liên quan trong phạm vi công việc được giao.