Chuyên viên Quản trị hành chính tổng hợp (Làm việc tại Lào)

1. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ
Thực hiện công tác giao nhận, điều chuyển, thu hồi tài sản, công cụ dụng cụ theo đúng quy định của Công ty.
Kiểm tra, đối chiếu và quản lý tồn kho tài sản/CCDC đảm bảo chính xác, đầy đủ dữ liệu.
Kiểm tra tính hợp lý của các đề nghị cấp phát, điều chuyển tài sản; tham mưu phương án xử lý phù hợp và tối ưu.
Thực hiện bàn giao tài sản hoặc phối hợp bộ phận mua sắm triển khai cung ứng kịp thời theo nhu cầu sử dụng.
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu sửa chữa, bảo trì tài sản, CCDC đảm bảo đúng quy định và thời gian đáp ứng.
Lập kế hoạch bảo trì, nâng cấp và sửa chữa tài sản định kỳ hoặc phát sinh.
Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ 6 tháng/lần hoặc theo yêu cầu.
Thực hiện thủ tục thanh lý tài sản đúng quy trình và đảm bảo hiệu quả sử dụng tài sản Công ty
2. Quản lý phòng họp và hỗ trợ kỹ thuật
Kiểm tra, lắp đặt và vận hành các thiết bị phục vụ họp:
máy chiếu,
micro,
hệ thống họp trực tuyến,
âm thanh,
đường truyền mạng.
Đảm bảo hệ thống kỹ thuật hoạt động ổn định trong suốt quá trình họp.
Phối hợp bộ phận hậu cần chuẩn bị:
phòng họp,
tài liệu,
nước uống,
thiết bị,
vật dụng phục vụ cuộc họp theo yêu cầu.
3. Quản lý đội xe công vụ
Thực hiện các thủ tục thanh toán:
công tác phí lái xe,
chi phí sửa chữa,
bảo dưỡng xe,
thanh toán nhà cung cấp dịch vụ.
Theo dõi thời hạn:
bảo hiểm xe,
sổ liên vận,
đăng kiểm,
tờ khai hải quan,
hồ sơ pháp lý phương tiện,
đảm bảo gia hạn đúng thời hạn.
Theo dõi tình trạng vận hành, bảo dưỡng định kỳ của đội xe.
Tham mưu giải pháp quản lý và vận hành đội xe hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu chi phí.
4. Quản lý cơ sở hạ tầng
Xây dựng kế hoạch định kỳ và đột xuất về:
sửa chữa,
cải tạo,
nâng cấp,
đầu tư mới cơ sở hạ tầng Công ty.
Phối hợp khảo sát hiện trạng, bóc tách khối lượng và lập dự toán chi phí cho các hạng mục công trình.
Theo dõi, giám sát tiến độ thi công, chất lượng và khối lượng thực hiện của các nhà thầu.
Quản lý hồ sơ pháp lý, kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu và thanh quyết toán công trình.
Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp phù hợp.
Theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ bảo hành, bảo trì sau nghiệm thu công trình.
5. Quản lý sửa chữa, bảo trì nhỏ
Xây dựng kế hoạch công việc và kế hoạch vật tư định kỳ cho đội bảo trì.
Quản lý tồn kho vật tư phục vụ sửa chữa, bảo trì.
Thực hiện quy trình mua sắm và thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, dịch vụ.
Điều phối, phân công công việc hàng ngày cho nhân viên kỹ thuật/bảo trì.
Giám sát chất lượng thi công và nghiệm thu các hạng mục sửa chữa sau hoàn thành.
6. Công tác hành chính tổng hợp
Thực hiện đặt vé máy bay, xe và hỗ trợ hậu cần công tác cho Ban Điều hành.
Theo dõi, tổng hợp và quản lý việc mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo đầy đủ nhu cầu sử dụng của các đơn vị.
Thực hiện mua sắm đồng phục, công cụ dụng cụ văn phòng theo kế hoạch được duyệt.
Quản lý cấp phát xăng dầu theo định mức được phê duyệt.
Thực hiện các thủ tục PR, PA, PO trên hệ thống ERP và các nghiệp vụ liên quan đến phân hệ kho.
Theo dõi, kiểm soát chi phí các mảng phụ trách theo kế hoạch ngân sách.
Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, chứng từ thuộc phạm vi công việc theo đúng quy định.
Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của cấp quản lý.
Thực hiện 5S tại khu vực làm việc.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện và phối hợp các phòng ban khi Công ty có chương trình, hoạt động nội bộ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.