Thực hiện xử lý toàn bộ hồ sơ visa du học Đức cho học viên từ giai đoạn tiếp nhận đến khi có kết quả.
Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ theo quy định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Đức.
Kiểm soát tiến độ hồ sơ, đảm bảo đúng timeline cam kết với học viên và trung tâm.
Nhiệm vụ chuyên môn
a. Tiếp nhận & đánh giá hồ sơ
Tiếp nhận thông tin học viên từ bộ phận tuyển sinh/đào tạo.
Đánh giá điều kiện hồ sơ (học lực, ngoại ngữ, tài chính...) để tư vấn lộ trình visa phù hợp.
Tư vấn checklist hồ sơ chi tiết theo từng diện (du học nghề, du học đại học, dự bị,...).
b. Xử lý & hoàn thiện hồ sơ
Hướng dẫn học viên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo checklist.
Kiểm tra, rà soát tính hợp lệ của hồ sơ (logic thông tin, tính pháp lý, tính nhất quán).
Soạn thảo các giấy tờ cần thiết: CV, Motivation Letter, đơn xin visa,...
Thực hiện dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần).
Hoàn thiện hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn nộp visa Đức.
c. Nộp hồ sơ & theo dõi tiến trình
Đặt lịch hẹn visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc VFS.
Chuẩn bị hồ sơ bản cứng và bản mềm trước khi nộp.
Theo dõi trạng thái hồ sơ sau khi nộp.
Chủ động xử lý các yêu cầu bổ sung từ phía cơ quan xét duyệt.
Cập nhật tiến độ hồ sơ định kỳ cho học viên và quản lý.
d. Hỗ trợ phỏng vấn visa
Hướng dẫn học viên chuẩn bị nội dung phỏng vấn.
Luyện phỏng vấn (mock interview) các câu hỏi thường gặp.
Đánh giá và cải thiện khả năng trả lời, tác phong của học viên.
e.
Quản lý dữ liệu & báo cáo
Lưu trữ hồ sơ học viên khoa học, bảo mật trên hệ thống (Drive/CRM).
Cập nhật trạng thái hồ sơ theo từng giai đoạn.
Báo cáo định kỳ: số lượng hồ sơ, tỷ lệ đậu visa, các vấn đề phát sinh.
f. Cập nhật & tối ưu quy trình
Theo dõi, cập nhật các quy định mới về visa Đức (APS, tài chính, luật cư trú,...).
Đề xuất cải tiến quy trình xử lý hồ sơ nhằm nâng cao hiệu quả và tỷ lệ đậu.
Chuẩn hóa checklist, biểu mẫu hồ sơ theo từng chương trình.
g. Phối hợp nội bộ & đối tác
Phối hợp với phòng đào tạo để đảm bảo học viên đạt điều kiện ngoại ngữ.
Phối hợp với bộ phận tuyển sinh để tư vấn đúng định hướng ngay từ đầu.
Làm việc với các đối tác: trường học, tổ chức tại Đức, đơn vị tiếp nhận hồ sơ.
- Trình độ tiếng Đức tối thiểu B2 (bắt buộc).
- Hiểu biết về quy trình xin visa du học Đức.
- Kỹ năng xử lý hồ sơ, giấy tờ chính xác, cẩn thận.
- Có khả năng đọc hiểu và xử lý tài liệu tiếng Đức tốt.
- Kỹ năng giao tiếp, tư vấn và
chăm sóc khách hàng tốt.
- Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và theo dõi tiến độ hồ sơ.
- Sử dụng tốt tin học văn phòng (Word, Excel, Google Drive,...).
- Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc.
- Trung thực, bảo mật thông tin.
- Chủ động, chịu được áp lực công việc
