Corporate Governance Officer & Company Secretary

I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Là đầu mối tham mưu và hỗ trợ Hội đồng quản trị (HĐQT) trong công tác quản trị công ty; tổ chức, điều phối hoạt động của HĐQT và Văn phòng HĐQT, bảo đảm các hoạt động quản trị được thực hiện hiệu quả, kịp thời và tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ và quy định nội bộ của Công ty.
Vị trí đồng thời thực hiện chức năng Người phụ trách quản trị công ty và Thư ký công ty, là đầu mối phối hợp giữa HĐQT với Ban Điều hành, cổ đông và các bên liên quan.
II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Tham mưu và điều phối hoạt động HĐQT
• Tham mưu, hỗ trợ HĐQT và Chủ tịch HĐQT trong các vấn đề liên quan đến quản trị công ty, thẩm quyền và quy trình ra quyết định của HĐQT.
• Xây dựng, quản lý và điều phối chương trình, kế hoạch làm việc, lịch họp và các hoạt động của HĐQT.
• Chủ trì/phối hợp chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và thủ tục phục vụ các cuộc họp HĐQT.
• Tham dự các cuộc họp; tổ chức lập biên bản, nghị quyết, quyết định và hoàn thiện hồ sơ HĐQT theo quy định.
• Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định và chỉ đạo của HĐQT; định kỳ hoặc đột xuất báo cáo HĐQT.
2. Quản trị công ty và Đại hội đồng cổ đông
• Thực hiện chức năng Người phụ trách quản trị công ty và Thư ký công ty theo quy định pháp luật, Điều lệ và quy định nội bộ.
• Tham mưu và tổ chức triển khai các yêu cầu về quản trị công ty, bảo đảm hoạt động của HĐQT và ĐHĐCĐ tuân thủ quy định.
• Chủ trì/phối hợp tổ chức ĐHĐCĐ thường niên, bất thường và việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
• Chuẩn bị và kiểm soát hồ sơ, tài liệu, chương trình, biên bản, nghị quyết và các thủ tục liên quan đến ĐHĐCĐ.
• Hỗ trợ các thành viên HĐQT thực hiện quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm theo quy định.
3. Công bố thông tin và quan hệ cổ đông
• Theo dõi, kiểm soát và phối hợp thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin của Công ty theo quy định áp dụng đối với công ty chứng khoán và công ty đại chúng.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan bảo đảm thông tin công bố đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
• Là đầu mối tiếp nhận, phối hợp xử lý các yêu cầu và trao đổi liên quan đến cổ đông; hỗ trợ bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông.
• Phối hợp cung cấp thông tin, hồ sơ quản trị cho cơ quan quản lý, cổ đông và các bên liên quan theo thẩm quyền.
4. Quản lý và vận hành Văn phòng HĐQT
• Tổ chức và quản lý hoạt động của Văn phòng HĐQT; bảo đảm luồng thông tin, tài liệu giữa HĐQT, Ban Điều hành và các đơn vị được thông suốt, kịp thời và bảo mật.
• Tiếp nhận, tổng hợp, rà soát và điều phối các hồ sơ, tờ trình, báo cáo của các đơn vị trình HĐQT xem xét, quyết định.
• Quản lý hệ thống hồ sơ, biên bản, nghị quyết, quyết định và tài liệu quản trị của HĐQT/ĐHĐCĐ một cách đầy đủ, khoa học và dễ truy xuất.
• Phối hợp với Pháp chế, Kiểm soát nội bộ và các đơn vị liên quan trong việc cập nhật, hoàn thiện hệ thống quy định và thực hành quản trị công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động HĐQT theo phân công của Chủ tịch HĐQT/HĐQT.