Điều Phối Viên Dự Án (PMO Coordinator)

Mục tiêu vị trí
PMO Coordinator là đầu mối điều phối vận hành PMO trong mô hình công ty tư vấn tinh gọn, chịu trách nhiệm hỗ trợ kiểm soát tiến độ, thông tin, hồ sơ, báo cáo và các đầu việc phối hợp giữa nội bộ - khách hàng - đối tác, giúp CEO duy trì nhịp triển khai dự án và bảo đảm các deliverables được theo dõi, cập nhật và phát hành đúng hạn.
Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính
3.1. Thiết lập & vận hành PMO
• Thiết lập và duy trì cấu trúc lưu trữ hồ sơ dự án, danh mục tài liệu, biểu mẫu và checklist PMO.
• Vận hành các công cụ theo dõi tiến độ như project tracker, action log, issue log, deliverable register.
• Cập nhật và duy trì cơ chế báo cáo tuần/tháng, bảo đảm dữ liệu đầu vào đầy đủ và nhất quán.
3.2. Tiến độ & điều phối công việc dự án
• Theo dõi tiến độ các dự án/gói công việc, cập nhật các mốc chính, deadline, đầu việc tồn đọng và cảnh báo sớm các nguy cơ chậm tiến độ.
• Điều phối lịch họp nội bộ, họp với khách hàng/đối tác; chuẩn bị agenda, biên bản họp và danh sách action items sau họp.
• Theo dõi việc thực hiện các đầu việc đã giao cho đến khi đóng việc; nhắc việc và đôn đốc các bên liên quan theo phân công của CEO.
3.3. Quản lý hồ sơ, tài liệu & deliverables
• Quản lý hồ sơ dự án, proposal, báo cáo, hợp đồng, biên bản, hồ sơ đầu vào/đầu ra và các tài liệu phát hành cho khách hàng.
• Kiểm tra hình thức, mã số, phiên bản, tính đầy đủ và sự đồng nhất của hồ sơ trước khi trình ký hoặc phát hành.
• Đảm bảo tài liệu được lưu trữ đúng nơi, dễ truy xuất, đúng phiên bản và phù hợp quy định bảo mật của công ty.
3.4. Hỗ trợ chuẩn bị proposal, báo cáo & tài liệu tư vấn
• Hỗ trợ tổng hợp thông tin đầu vào từ các bộ phận/chuyên gia để phục vụ việc chuẩn bị proposal, báo cáo tư vấn, kế hoạch triển khai và tài liệu làm việc.
• Chuẩn hóa format, kiểm tra bố cục, nội dung cơ bản và tính đồng bộ của tài liệu trước khi CEO xem xét.
• Phối hợp với các thành viên dự án để hoàn thiện bộ hồ sơ gửi khách hàng theo timeline đã thống nhất.
3.5. Hỗ trợ CEO, khách hàng & phối hợp nội bộ
• Hỗ trợ CEO theo dõi các đầu việc ưu tiên liên quan đến dịch vụ tư vấn đầu tư, quản lý dự án và các gói tư vấn khác của công ty.
• Là đầu mối điều phối thông tin giữa CEO, consultant, partner, khách hàng và các bên hỗ trợ nội bộ khi được phân công.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, lịch làm việc, briefing note và các tài liệu phục vụ các buổi làm việc với khách hàng/đối tác.
3.6. Tuân thủ, cải tiến quy trình & hỗ trợ vận hành
• Tuân thủ quy trình PMO, quy định quản lý hồ sơ, chế độ báo cáo và các nguyên tắc phối hợp nội bộ của công ty.
• Đề xuất cải tiến biểu mẫu, phương pháp theo dõi công việc và cơ chế phối hợp nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
• Thực hiện các công việc điều phối, tổng hợp, hỗ trợ vận hành khác theo phân công của CEO phù hợp với mô hình nhân sự tinh gọn.