Engineering Admin Staff / Nhân Viên Hành Chính Kỹ Thuật

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Thực hiện các hoạt động liên quan đến quản lý tiện ích (hệ thống phụ trợ), bao gồm ghi nhận nhu cầu tiện ích phục vụ sản xuất, tạo yêu cầu mua theo nhu cầu tiện ích và ghi nhận tổng mức sử dụng tiện ích cho sản xuất. Đảm bảo vận hành hiệu quả các quy trình hành chính, hỗ trợ hoạt động của bộ phận và tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy định hiện hành.
NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Công việc Hành chính Kỹ thuật.
- Theo dõi và ghi nhận tồn kho các nguồn tiện ích.
- Theo dõi và ghi nhận dữ liệu tiêu thụ tiện ích.
- Tạo Phiếu Đề nghị Mua hàng (PR) theo nhu cầu của bộ phận Tiện ích.
- Cập nhật và theo dõi dữ liệu Mapping MP liên quan đến hệ thống tiện ích.
- Đảm bảo các hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đầy đủ, khoa học và dễ dàng tra cứu.
- Nhập liệu và cập nhật thông tin trên cơ sở dữ liệu hoặc các phần mềm quản lý liên quan.
- Quản lý và lưu trữ dữ liệu về sử dụng tiện ích, chi phí và các thông tin liên quan khác.
- Thực hiện công tác hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động Vận hành & Bảo trì (O&M) cho các bộ phận: Utilities, Hệ thống xử lý nước thải (WWTP), HSE, ESG, Bảo trì cơ sở vật chất (Facility Maintenance) và Phòng Y tế (Clinic).
- Quản lý các hồ sơ pháp lý liên quan đến dự án.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu của các nhà cung cấp/nhà thầu bên ngoài liên quan đến Utilities, Hệ thống xử lý nước (WTP), Cơ sở vật chất (Facility), Hệ thống xử lý nước thải (WWTP) và Hệ thống phòng cháy chữa cháy (FF).
- Theo dõi và quản lý hồ sơ liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài của bộ phận WWTP, HSE và ESG (đào tạo, chứng nhận, quan trắc, giám sát...).
- Hỗ trợ quản lý các hồ sơ liên quan đến y tế, thuốc men và sức khỏe người lao động phối hợp cùng Nhân viên Y tế.
- Quản lý, cập nhật và lưu trữ tài liệu thuộc các hệ thống quản lý: FSSC 22000, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 và ISO 14064.
2. Nhiệm vụ Quản lý / Không Quản lý.
- Áp dụng sáng kiến và cải tiến vào từng quy trình công việc.
- Tổ chức và duy trì hồ sơ, tài liệu và chứng từ của bộ phận.
- Chia sẻ kiến thức, chuyên môn để hỗ trợ xây dựng tổ chức có hiệu suất cao.
- Cập nhật các thay đổi trong quy định liên quan đến tiện ích và điều chỉnh tài liệu khi cần.
- Hỗ trợ đào tạo nhân sự mới về quy trình hành chính và thủ tục của bộ phận.
- Triển khai các chương trình quản lý hiệu suất, quản lý rủi ro và thực hiện quản trị doanh nghiệp theo đúng chức năng và phạm vi công việc.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Nội bộ.
1. Tất cả các phòng ban:
- Hỗ trợ truyền đạt thông tin trong bộ phận và giữa các bộ phận.
2. Quản lý nhân sự trong bộ phận:
- Điều phối thông tin liên quan đến tình trạng có mặt/vắng mặt của thành viên bộ phận Engineering.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền lợi nhân viên (tăng ca).
3. GA:
- Phân ca làm việc của bộ phận.
4. BP/IT:
- Báo cáo tiện ích trên hệ thống SAP.
5. Thanh toán:
- Gửi/đồng bộ báo cáo closing với bộ phận Kế toán.
- Gửi/đồng bộ báo cáo tiện ích với Kế toán.
Bên ngoài:
- Thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ để đảm bảo cơ sở vật chất, quy trình và thủ tục tuân thủ tiêu chuẩn HSE.