Event Coordinator

A. Student Partnership Coordinator (kiêm nhiệm)
Lập và cập nhật danh sách đầu mối học sinh - sinh viên: CLB, hội sinh viên, đoàn trường, nhóm cộng đồng.
Liên hệ, giữ quan hệ với các đầu mối này để mở kênh mời người tham dự và đồng tổ chức Event.
Đề xuất hoạt động hợp tác với từng đầu mối: workshop tại trường, bảo trợ chuyên môn, truyền thông chéo.
Ghi nhận mỗi đầu mối trên tracker chung: tên, trường, người liên hệ, trạng thái, ngày trao đổi gần nhất.
B. Thực hiện Event theo phân công (nhiệm vụ B)
Trước Event:
nhận phân công từ Trưởng Admission; lập checklist và timeline; chuẩn bị form đăng ký có trường source-tagging; gửi thư mời và email nhắc lịch; xác nhận địa điểm, diễn giả, thiết bị.
Trong Event:
check-in và đối chiếu danh sách đăng ký; điều phối chương trình theo kịch bản; thu thông tin người tham dự chưa đăng ký trước; ghi nhận câu hỏi và mức độ quan tâm.
Sau Event:
gửi email cảm ơn kèm tài liệu trong 24 giờ; chuyển sang nhóm nhiệm vụ C; nộp báo cáo Event trong 3 ngày làm việc.
C. Kết thúc Event: thu lead và thiết lập DC
DC (Discovery Call) là buổi trao đổi đầu tiên giữa lead và tư vấn viên KAS.
Nhập toàn bộ lead vào hệ thống trong 24 giờ, kèm đủ source-tag: tên Event, đối tác, kênh, ngày.
Phân loại lead theo mức độ quan tâm (Hot / Warm / Cold) dựa trên form và ghi chú tại Event.
Liên hệ lead Hot và Warm trong 48 giờ để mời đặt lịch DC.
Xếp lịch DC với tư vấn viên, gửi xác nhận và nhắc lịch cho học sinh/phụ huynh.
Bàn giao hồ sơ lead cho tư vấn viên trước buổi Discovery Call (DC); cập nhật trạng thái sau buổi gọi.
D. Với Event partner
Follow theo quy trình và timeline của đối tác; KAS đóng vai trò đồng vận hành, không áp quy trình riêng lên đối tác.
Gửi email test (Holland/DISC) cho người tham dự theo yêu cầu của đối tác (ví dụ bài đánh giá trước workshop), theo dõi tỷ lệ hoàn thành và nhắc lại.
Làm đầu mối vận hành hằng ngày với đối tác: danh sách khách mời, hậu cần, tài liệu, nhận diện đồng thương hiệu.
Thống nhất với đối tác trước Event về quyền sử dụng dữ liệu người tham dự; chỉ thu lead khi có sự đồng ý của người tham dự.
Các vấn đề về điều khoản hợp tác, ngân sách, cam kết mới: chuyển cho Head of Partnerships, không tự quyết.
Yêu cầu ứng viên · Requirements
Phù hợp nhất là sinh viên năm 3-4 hoặc người mới tốt nghiệp, từng tổ chức sự kiện cho học sinh - sinh viên.
Bắt buộc
Từng tham gia tổ chức ít nhất 2 sự kiện (CLB, hội sinh viên, tổ chức thanh niên hoặc công việc tương đương).
Giao tiếp tốt bằng tiếng Việt với học sinh, sinh viên và phụ huynh; viết email chuẩn mực.
Tiếng Anh đọc - viết đủ dùng cho email và tài liệu song ngữ.
Thành thạo Google Workspace (Forms, Sheets, Calendar); cẩn thận với dữ liệu.
Chủ động follow-up, giữ đúng hạn 24 giờ và 48 giờ sau Event.
Sắp xếp được buổi tối và cuối tuần vào ngày có Event.
Ưu tiên
Có mạng lưới sẵn trong các CLB, hội sinh viên hoặc trường THPT chuyên, quốc tế.
Hiểu biết về du học Úc, Mỹ, Anh, Singapore; từng nộp hồ sơ du học hoặc học bổng.
Từng dùng công cụ email marketing, Trello hoặc CRM.
Từng làm telesales, chăm sóc khách hàng hoặc tuyển sinh.