Event Project Executive

1. Bóc tách yêu cầu dự án (20%)
-Tiếp nhận brief, yêu cầu thực thi từ Account
- Kết hợp với bộ phận Account và Planning, cùng phân tích đề bài và xác định hạng mục sản xuất cần thiết
- Tham gia pitching nếu cần thiết.
2. Thẩm định tính khả thi của các ý tưởng và cung cấp giải pháp thực hiện (15%)
- Trong quá trình làm việc cùng bộ phận Planning để xây dựng đề xuất, cần gợi ý phương án thi công, vật liệu, giải pháp kỹ thuật phù hợp với ngân sách và tính chất sự kiện
- Tham gia pitching nếu cần thiết.
3. Lập dự toán và kiểm soát ngân sách (20%)
- Chủ trì việc lập dự toán sản xuất và vận hành sự kiện, phối hợp với các bên liên quan.
- Gửi yêu cầu báo giá và bóc tách các hạng mục chi tiết để gửi vendor.
- Thương lượng giá, tiến độ, điều kiện thi công và kiểm soát chất lượng.
- Cập nhật điều chỉnh ngân sách theo thực tế báo giá và điều kiện thi công.
- Theo dõi thực chi để đảm bảo kiểm soát trong phạm vi dự toán đã duyệt.
- Làm các đề nghị thanh toán, tạm ứng, quyết toán liên quan đến các hạng mục sản xuất và triển khai dự án.
4. Chuẩn bị và vận hành onsite (20%)
- Điều phối việc sản xuất, thi công, mua sắm theo kế hoạch đã được chốt. Điều chỉnh nếu có các phát sinh xảy ra.
- Kiểm tra kỹ thuật thi công, bản vẽ, phối cảnh, thiết kế trước khi trình Account/chốt với khách.
- Theo dõi việc sản xuất tại xưởng khi cần thiết, đảm bảo đúng tiến độ.
- Lên phương án điều phối onsite: nhân sự, thời gian, sơ đồ phân khu, thiết bị...
- Quản lý đội freelancer onsite: phân việc, kiểm soát thời gian làm việc, setup và tháo dỡ.
- Kiểm tra các hạng mục thi công tại hiện trường: sân khấu, booth, truss, đèn, màn hình LED, âm thanh...
- Xử lý tình huống phát sinh tại hiện trường (nếu có), phối hợp chặt chẽ với các bên.
- Cập nhật tiến độ thi công và thực hiện cho Account để họ làm việc với khách hàng.
5. Nghiệm thu dự án (10%)
- Phối hợp làm bảng chấm công onsite, checklist nghiệm thu, hình ảnh báo cáo, tổng hợp quyết toán để nghiệm thu cho vendor và hoàn thiện nghiệm thu gửi khách hàng
- Chủ trì việc hoàn thiện Guideline dự án & họp rút kinh nghiệm
6. Cập nhật & đánh giá chất lượng vendor định kỳ, hoàn thiện hệ thống dữ liệu sản xuất (5%)
- Đánh giá chất lượng và chi phí của các vendor hiện tại
- Liên tục mở rộng danh sách các vendor chất lượng
- Cập nhật các thay đổi hoặc xu hướng thị trường về thi công sự kiện
7. Phát triển sản phẩm & credentials của team (5%)
- Cùng với các thành viên khác, bạn cần phát triển các thế mạnh của sản phẩm hiện tại và xây dựng các sản phẩm mới để tiếp cận các khách hàng tiềm năng.
- Tối ưu quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả công việc
8. Đào tạo nội bộ (5%)
- Tham gia đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm cho team