Field Operation Intern (Office Support)

Tóm tắt công việc
CREASIA đang tìm kiếm một Field Operation Intern (Office Support) chủ động, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm để hỗ trợ team Field trong công tác hành chính, điều phối vận chuyển và hậu cần dự án. Vị trí này chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, phối hợp giao nhận quà tặng, POSM, đồng phục và vật dụng đến các điểm triển khai, đồng thời theo dõi tiến độ chuẩn bị để đảm bảo các chương trình Event & Activation được vận hành đúng timeline.
Trách nhiệm chính
Hỗ trợ hành chính và tài liệu
In ấn, photocopy, scan và chuẩn bị giấy tờ, tài liệu phục vụ triển khai dự án.
Chuẩn bị biểu mẫu, checklist, biên bản bàn giao và các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của Field Supervisor.
Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu dự án.
Hỗ trợ điều phối vận chuyển
Book Grab, Ahamove hoặc các đơn vị vận chuyển theo yêu cầu của team Field.
Theo dõi quá trình giao nhận, cập nhật tình trạng vận chuyển và xác nhận hoàn tất.
Phối hợp với nhân sự phụ trách để lên kế hoạch điều chuyển quà tặng, POSM, đồng phục và vật dụng đến các điểm triển khai.
Liên hệ kho, nhà cung cấp và nhân sự tại điểm để thống nhất thời gian, địa điểm giao nhận.
Tổng hợp và theo dõi chi phí vận chuyển theo từng dự án.
Hỗ trợ hậu cần dự án
Theo dõi danh sách quà tặng, POSM và vật dụng cần chuẩn bị cho từng chương trình.
Phối hợp kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa trước khi giao nhận.
Hỗ trợ chuẩn bị, đóng gói, phân chia vật dụng, quà tặng theo từng điểm triển khai.
Cập nhật tiến độ chuẩn bị và thông báo các hạng mục còn thiếu hoặc có nguy cơ trễ timeline.