GA Executive cum Receptionist / Hành chính tổng hợp kiêm Lễ Tân

I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Đảm bảo thực hiện công tác lễ tân chuyên nghiệp, thân thiện và chu đáo đối với khách hàng, đối tác và khách đến làm việc tại Công ty, góp phần tạo dựng hình ảnh tích cực và chuyên nghiệp ngay từ những trải nghiệm đầu tiên. Đồng thời thực hiện các công việc hành chính tổng hợp nhằm hỗ trợ hoạt động vận hành hằng ngày của Công ty diễn ra hiệu quả và thông suốt.
II. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Công tác Lễ tân
- Đón tiếp khách đến làm việc tại Công ty và phục vụ nước uống (Pocari Sweat) cho khách.
- Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, bưu phẩm, hàng mẫu đến các bộ phận liên quan.
- Tiếp nhận, trả lời và quản lý các cuộc gọi đến qua tổng đài điện thoại của Nhà máy.
- Hướng dẫn và hỗ trợ khách tham quan Nhà máy theo quy trình quy định.
- Quản lý và sắp xếp lịch sử dụng phòng họp.
- Hỗ trợ cấp phát đồng phục cho các bộ phận và trao tặng quà cho nhân viên trong các dịp đặc biệt.
2. Công tác Hành chính Tổng hợp (GA)
- Giám sát công tác vệ sinh, phối hợp với đơn vị vệ sinh để đảm bảo khu vực văn phòng, phòng họp, pantry và các khu vực chung luôn sạch sẽ, ngăn nắp.
- Đặt hàng và tiếp nhận nước uống, Pocari Sweat phục vụ nhu cầu sử dụng hằng tuần của Công ty.
- Tiếp nhận nhu cầu văn phòng phẩm từ các bộ phận và thực hiện đặt hàng theo quy trình.
- Mua sắm các vật dụng phục vụ văn phòng như cà phê, hoa tươi, đồ dùng pantry, lễ vật cúng và chuẩn bị các hoạt động cúng định kỳ hằng tháng của Công ty.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, hoạt động PSR và các chương trình khác của Công ty khi được yêu cầu.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện bảo trì, sửa chữa khi cần thiết.
- Theo dõi và bổ sung kịp thời các vật tư, dụng cụ văn phòng nhằm đảm bảo hoạt động làm việc không bị gián đoạn.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận Hành chính hoặc Trưởng bộ phận Compliance.
III. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
1. Nội bộ
Phòng Hành chính & Nhân sự
- Phối hợp với đội ngũ Hành chính & Nhân sự để tiếp nhận hướng dẫn công việc, báo cáo các hoạt động hằng ngày và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan.
- Đảm bảo hoạt động văn phòng được vận hành hiệu quả và duy trì sự phối hợp giữa các phòng ban.
Đội ngũ Bảo vệ
- Phối hợp quản lý khách ra vào Nhà máy.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn và cập nhật đầy đủ thông tin khách đến làm việc.
Các Phòng/Ban
- Hỗ trợ truyền đạt thông tin, sắp xếp cuộc họp và phối hợp các công việc hành chính theo nhu cầu của từng bộ phận.
Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT)
- Phối hợp xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan đến thiết bị văn phòng, điện thoại và hệ thống liên lạc.
2. Bên ngoài
Khách hàng và Khách đến làm việc
- Đón tiếp và hỗ trợ khách một cách chuyên nghiệp.
- Cung cấp thông tin cần thiết và hướng dẫn khách đến đúng bộ phận hoặc người phụ trách liên quan.
Nhà cung cấp dịch vụ
- Phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ như chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, bảo trì sửa chữa và các nhà cung cấp khác nhằm đảm bảo dịch vụ được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
Đối tác và Cơ quan Nhà nước
- Liên hệ, sắp xếp lịch làm việc với đối tác, nhà cung cấp và các cơ quan chức năng theo yêu cầu.