Mô tả Công việc
Reception Duties / Công tác lễ tân
Welcome guests, clients, and partners in a professional manner
Đón tiếp khách, đối tác chuyên nghiệp
Manage incoming calls, emails, and correspondence
Tiếp nhận và xử lý điện thoại, email, thư từ
Arrange meeting rooms and prepare meeting logistics
Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị hậu cần cuộc họp
Coordinate guest reception and internal communication
Điều phối tiếp đón khách và thông tin nội bộ
General Affairs Duties / Công tác hành chính
Manage office supplies, stationery, and company assets
Quản lý văn phòng phẩm và tài sản công ty
Monitor and control administrative expenses (electricity, water, office services...)
Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính
Work with vendors (cleaning, security, maintenance, etc.)
Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ
Organize internal events and company activities
Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
Maintain office environment (cleanliness, layout, facilities)
Đảm bảo môi trường làm việc
Transportation & Scheduling Coordination / Điều phối xe & lịch trình
Arrange and coordinate company vehicles for employee transportation, business trips, and guest pick-up/drop-off
Sắp xếp và điều phối xe
phục vụ nhân viên, công tác và đưa đón khách
Manage vehicle booking requests and optimize scheduling efficiency
Quản lý yêu cầu đặt xe và tối ưu lịch trình
Coordinate with drivers to ensure punctuality and service quality
Phối hợp
tài xế đảm bảo đúng giờ và chất lượng phục vụ
Track daily vehicle schedules and maintain usage logs
Theo dõi lịch trình xe và nhật ký sử dụng
Handle unexpected changes (urgent requests, breakdowns, rescheduling...)
Xử lý các tình huống phát sinh
Monitor fuel usage and transportation-related costs
Theo dõi nhiên liệu và chi phí vận hành xe
Administrative Support / Hỗ trợ hành chính
Manage document filing, records, and contract tracking
Quản lý hồ sơ, lưu trữ và theo dõi hợp đồng
Support HR/Admin team in daily operations
Hỗ trợ team HR/Admin trong vận hành
Support onboarding logistics for new employees
Hỗ trợ hậu cần cho nhân sự mới
Compliance & Reporting / Tuân thủ & báo cáo
Ensure compliance with company policies and regulations
Đảm bảo tuân thủ quy định công ty
Prepare periodic reports on admin and transportation activities/costs
Báo cáo định kỳ chi phí và hoạt động hành chính & xe
