General Manager - Operation

(English below)
Mục tiêu Công việc
Đảm bảo sự vận hành của tất cả các hoạt động kinh doanh Xuất và Nhập của Everich Vietnam gồm Nominated Cargo Handling, FCL, LCL, Air Freight, Co-load, Consol và thủ tục hải quan theo đúng theo lộ trình đề ra của Ban Giám đốc.
I. Nhiệm vụ cốt lõi
1. Quản trị vận hành tổng thể
• Quản trị xuyên suốt các hoạt động cốt lõi, đảm bảo bộ máy vận hành đồng bộ với lộ trình phát triển trong ngắn hạn và dài hạn do Ban Giám đốc đề ra.
• Tiếp nhận báo cáo từ các trưởng phòng và phân tích báo cáo để xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến vận hành.
• Giải quyết các khiếu nại, đền bù phức tạp từ khách hàng/đại lý (Overseas Agents).
• Phối hợp với các phòng ban hỗ trợ (Kế toán/Nhân sự/v.v..) để đảm bảo tiến độ các công việc nằm ngoài chuyên môn hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh.
2. Chuẩn hóa Quy trình (SOP) & Tối ưu Hiệu suất Vận hành
• Phân bổ công việc cho các team để xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa Quy trình nghiệp vụ (SOP) của các bộ phận đồng thời giám sát việc thực thi các quy trình nghiệp vụ này.
• Đảm bạo sự phối hợp nghiệp vụ giữa các phòng ban/chi nhánh một cách nhịp nhàng và đúng quy trình.
• Kiểm tra vận hành và phân tích/tìm cách cải tiến, nâng cao năng suất hệ thống đang có của công ty (SMS/FMS).
3. Kiểm soát Chi phí & Lợi nhuận
• Quản lý, phê duyệt tạm ứng/hoàn ứng và chi phí làm hàng phát sinh trong định mức, các chi phí phát sinh thêm bên ngoài.
• Bám sát các chỉ số P&L của bộ phận; thiết lập cơ chế kiểm soát chéo để ngăn chặn thất thoát, tối ưu hóa lợi nhuận gộp (Gross Profit).
• Tổng hợp, phân tích dữ liệu vận hành và báo cáo định kỳ (Tháng/Quý) cho Ban Giám Đốc.
4. Quản lý Đội ngũ & KPI
• Phân công công việc, điều phối nguồn lực trong Công ty.
• Xây dựng KPI và trực tiếp đánh giá hiệu suất cấp quản lý định kỳ.
• Định hướng đào tạo nghiệp vụ, cập nhật các quy định hiện hành liên tục cho đội ngũ.
• Định hướng quy trình tiếp cận, làm việc với các khách hàng lớn cho nhân viên.
• Xây dựng một môi trường làm việc cởi mở, minh bạch; phát triển lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân viên cấp dưới để xây dựng đội ngũ kế thừa vững mạnh.
5. Quản trị và phát triển mạng lưới Đại lý Quốc tế (Overseas Agents)
• Phối hợp với giám đốc kinh doanh để định hướng và hướng dẫn đội ngũ trong việc tìm kiếm, xây dựng và phát triển phát triển mảng đại lý.
• Đàm phán, đánh giá rủi ro trong các điều khoản hợp tác đại lý.
• Đánh giá hiệu suất agent định kỳ (volume, profitability, service quality).
• Phát triển và tối ưu các dịch vụ của công ty để phục vụ cho mảng phát triển đại lý.
• Phối hợp với giám đốc kinh doanh để phân tích thị trường và đối thủ để đề xuất chiến lược vận hành cạnh tranh.
6. Phối hợp chiến lược với CEO
• Thực hiện báo cáo tổng hợp cho CEO.
• Phối hợp với CEO, Giám đốc Kinh doanh và các Phòng ban/nguồn lực để triển khai các kế hoạch kinh doanh thành kế hoạch cụ thể.
• Mở rộng mạng lưới vận hành, mạng lưới đối tác (kho, hãng tàu, đối tác).
• Đề xuất cải tiến để tăng trưởng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
II. Quyền hạn
1. Vận hành tổng thể:
• Đại diện công ty đàm phán, ký kết các hợp đồng thương mại, hợp đồng cung ứng dịch vụ logistics và các chứng từ nghiệp vụ liên quan.
• Trực tiếp làm việc với các cơ quan chức năng (Hải quan, Cảng, Sân bay...) và đối tác chiến lược để giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
2. Quản trị nguồn lực:
• Quyết định các vấn đề nhân sự trong phạm vi quản lý.
• Quản lý ngân sách và ký kết các hợp đồng hành chính nội bộ (mua sắm, sự kiện, mặt bằng...).
• Chịu trách nhiệm ban hành và chuẩn hóa các quy trình, quy chế hoạt động theo định hướng của Ban Giám đốc.
---------------------------------------------------------------------------------------------
Job Objectives
Comprehensively oversee Everich Vietnam's import and export operations-encompassing Nominated Cargo Handling, FCL, LCL, Air Freight, Co-loading, Consolidation, and customs clearance -to ensure seamless alignment with the Board of Directors' strategic roadmap.
I. Core Responsibilities
1. General operation management
• Manage end-to-end core operations to ensure the whole company performs perfectly aligned with the short-term and long - term strategic from BOD.
• Receive reports from all departments and analyze them to check and solve arising issues at operation flow.
• Handle arising issues related to operations as well as resolve complex complaints/ compensations from customers/agents.
• Collaborate with support functions (Finance, HR, etc.) to ensure the progress of non-core initiatives that facilitate business operations.
2. SOP Standardization & Operational Efficiency Optimization
• Allocate duties to all departments/teams to develop, update, and standardize SOPs, and monitor their implementation.
• Ensure smooth, process-compliant operational coordination across all departments and branches.
• Audit and analyze the system to improve and maximize theirs efficiency: SMS/FMS platforms.
3. Cost & Profit Control
• Manage and approve advance/refund payments and handling costs arising within the quota, and additional external costs incurred.
• Closely monitor the department's P&L index; establish a cross - checking SOP to prevent loss and optimize Gross Profit.
• Synthesize, analyze operational data, provide periodic reports (Monthly/Quarterly) to BOD.
4. Team & KPI Management
• Assign duties and organize all resources in Company.
• Set up KPIs and directly evaluate the performance of Managers lines periodically.
• Orient Company's professional training and regularly training about the new market/regulation update.
• Provide guidance to staffs on the process of approaching and working with big customer.
• Ensure an open and transparent working environment; provide a clear career path for subordinates to form a strong successor team.
5. Overseas Agent Network Management & Development
• Collaborate with Business Director to guide and direct all Business teams in finding, building, and developing Overseas Agent development.
• Negotiate and assess the risks in Agency Agreement.
• Periodically evaluate Agent performance (volume, profitability, service quality).
• Develop and optimize all company's services to support Overseas Agent development
• Collaborate with Business Director to analyze market/competitors to propose competitive operational strategies.
6. Strategic coordination with the CEO
• Prepare General report to CEO.
• Collaborate with CEO, Business Director and departments/resources to covert Company's strategies to detail action plan.
• Expand the operation and parter network (warehouses, carriers, partners).
• Propose improvements to grow business operational efficiency...
II. Authority
1. General Operations:
• Represent the company to negotiate and sign commercial contracts, logistics service supply contracts, and related professional documents.
• Directly work with functional authorities (Customs, Ports, Airports...) and strategic partners to thoroughly resolve issues arising during operations.
2. Resources Management:
• Make decisions on personnel issues within the management scope.
• Manage the budget and sign internal administrative contracts (procurement, events, premises...).
• Be responsible for issuing and standardizing operating procedures and regulations according to the orientation of the Board of Directors.