Mô tả Công việc
Hoạch định
a. Quản lý vận hành bất động sản (BĐS) được phân công:
- Thiết lập bộ máy nhân sự cho CT Planet để sẵn sàng tiếp nhận BĐS để vận hành;
- Thiết lập biểu mẫu, quy trình phù hợp đặc tính sản phẩm nhằm kiểm soát tốt công tác quản lý vận hành: Biểu mẫu, quy trình liên quan công tác hành chính, hệ thống kỹ thuật, kiểm soát an ninh chung, kiểm soát nhà thầu trong quá trình thi công, quy định thi công, trang trí, sửa chữa sản phẩm,...;
- Thiết lập dự trù ngân sách hoạt động cho CT Planet, cập nhật và kiểm soát thực hiện theo ngân sách hoạt động;
- Thiết lập kế hoạch bảo trì định kỳ hàng ngày/ tuần/ tháng/ năm cho các hệ thống kỹ thuật CT Planet;
- Lựa chọn các đơn vị dịch vụ: Cây xanh, côn trùng, an ninh dịch vụ, vệ sinh dịch vụ cho các dự án CT Planet quản lý;
- Tiếp nhận, lưu trữ toàn bộ hồ sơ hoàn công BĐS, hồ sơ hoàn công sản phẩm để thuận tiện công tác quản lý vận hành sau này. Đặc biệt chú trọng Sổ tay O&M, quy trình bảo trì,...các hồ sơ hướng dẫn vận hành liên quan hệ thống trang thiết bị kỹ thuật;
- Tiếp nhận toàn bộ thông tin liên lạc, thư điện tử, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao... các chủ sở hữu từ Đơn vị liên quan nhằm thuận tiện quản lý, tương tác trong quá trình quản lý vận hành;
b. Quản lý đơn vị quản lý được chủ đầu tư BĐS ký hợp đồng ủy thác cho việc quản lý vận hành:
- Phối hợp với đơn vị quản lý khu dân cư và tòa nhà: Xây dựng sổ tay cư dân, xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, tiêu chuẩn quản lý vận hành khu dân cư và tòa nhà, xây dựng các biểu mẫu chuẩn và soạn thảo các báo cáo quản lý bao gồm báo cáo tình hình lãi lỗ, báo cáo hoạt động, thiết lập các việc có tính chu kỳ....;
- Phối hợp cùng BQLDA cùng tiến hành bàn giao cho đơn vị ký hợp đồng nhận ủy thác quản lý về toàn bộ hiện trạng trang thiết bị kỹ thuật, tiện ích, tài sản khu vực công cộng, tài sản khác, và các hạng mục liên quan đến hợp đồng ủy thác để làm cơ sở tiếp nhận vận hành;
- Phối hợp BQLDA bàn giao cho đơn vị quản lý nhận ủy thác quản lý vận hành BĐS một bộ hồ sơ hoàn công BĐS, hồ sơ hoàn công sản phẩm nhằm thuận tiện trong công việc vận hành;
- Quản lý các đơn vị quản lý được ủy thác thực hiện theo đúng nội dung trong hợp đồng ủy thác quản lý vận hành BĐS;
- Kiểm tra việc lập và thực hiện kế hoạch ngân sách hoạt động hằng năm của đơn vị quản lý (ĐVQL);
- Kiểm tra và theo dõi các báo cáo của ĐVQL;
- Thực hiện nghiệm thu dịch vụ vận hành tại dự án;
- Kiểm tra hồ sơ thanh toán của ĐVQL;
c. Phối hợp các đơn vị khác trong Tập đoàn về việc bàn giao sản phẩm theo quy trình liên quan
- Phối hợp BQLDA cùng các đơn vị liên quan thực hiện các thủ tục nghiệm thu nội bộ, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi bàn giao đến khách hàng. Lập danh sách sản phẩm đủ điều kiện bàn giao và lập kế hoạch bàn giao cho khách hàng.
- Kiểm tra các điều kiện về tình trạng các tiện ích, cảnh quan, an ninh, vệ sinh, côn trùng, khu vực bãi xe trước khi bàn giao nhà cho khách hàng;
- Phối hợp BQLDA cùng các đơn vị liên quan thực hiện thủ tục, hoàn tất hồ sơ bàn giao sản phẩm với khách hàng theo quy trình bàn giao sản phẩm của Tập đoàn;
- Tiếp nhận ý kiến của khách hàng trong quá trình bàn giao và quá trình sử dụng sản phẩm để thấy được để thấy được ưu khuyết điểm của sản phẩm, từ đó đề xuất cải tiến thiết kế, chất lượng sản phẩm;
Quản lý và khai thác:
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ, tiện ích cho cư dân, cộng đồng tại các dự án CT Planet đang quản lý;
- Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, dứt điểm các lỗi phát sinh trong quá trình khai thác, sử dụng sản phẩm theo yêu cầu phù hợp trên thực tế của cư dân;
- Quản lý các ĐVQL khu dân cư và tòa nhà nhằm đảm bảo các ĐVQL cung cấp dịch vụ quản lý tại các dự án một cách tốt nhất;
- Xây dựng kế hoạch quản lý và ngân sách vận hành khu dân cư hoặc tòa nhà chưa bàn giao cho ban quản trị;
Quản lý rủi ro
- Quản lý việc mua hợp đồng bảo hiểm cháy nổ bắt buộc và mọi rủi ro tài sản cho dự án;
- Đánh giá rủi ro và lập phương án xử lý liên quan đến khiếu nại của khách hàng; sự cố về chất lượng dịch vụ, an toàn lao động, an toàn tài sản, an toàn ngân sách, an toàn pháp lý và an toàn trong chính sách bảo hiểm;
- Đánh giá và báo cáo các rủi ro có thể phát sinh cho toàn dự án và lên kế hoạch, biện pháp ngăn ngừa rủi ro;
- Đánh giá rủi ro ngân sách vận hành: Phân tích rủi ro hiện tại và xác định rủi ro tiềm ẩn cho ngân sách quản lý cũng như rủi ro tính pháp lý vận hành khu thấp tầng, cao tầng;
Giám sát, quản lý hệ thống kỹ thuật vận hành tại các dự án cùng các hồ sơ, bản vẽ, hướng dẫn vận hành liên quan
- Nhận bàn giao và quản lý, lưu trữ hồ sơ liên quan đến kỹ thuật của dự án từ BQLDA;
- Kiểm soát quá trình vận hành toàn bộ các hệ thống kỹ thuật của dự án nhằm đảm bảo các hệ thống kỹ thuật được thực hiện 24/24 và tất cả các ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết;
- Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ về tình trạng hoạt động của hệ thống kỹ thuật và thực hiện báo cáo;
- Kiểm tra và
giám sát dịch vụ kỹ thuật vận hành dự án của ĐVQL nhằm đảm bảo dự án được vận hàng đúng và an toàn theo quy định pháp luật;
- Tổng hợp, lưu trữ, cảnh báo và đề xuất các giải pháp kỹ thuật liên quan đến khiếm khuyết xây dựng/ thiết kế trong quá trình vận hành dự án;
- Đề xuất cải tạo, nâng cấp các hạng mục công cộng (HMCC), hệ thống kỹ thuật của dự án nhằm đảm bảo tính an toàn, hiệu quả, giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý và uy tín của CĐT.
Theo dõi và xác nhận hoàn tất nghĩa vụ bảo hành của nhà thầu:
- Theo dõi nghĩa vụ bảo hành của nhà thầu nhằm đảm bảo các hạng mục của dự án được nhà thầu bảo hành đầy đủ;
- Khi nhà thầu không thực hiện theo nghĩa vụ bảo hành theo hợp đồng, P. KT thông báo bằng văn bản cho nhà thầu về chi phí liên quan phát sinh (nếu có);
- Thực hiện nghiệm thu hoàn tất nghĩa vụ bảo hành các hạng mục BĐS của nhà thầu theo hợp đồng;
- Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ bảo hành của nhà thầu, đảm bảo tính toán chính xác giá trị bảo hành còn phải trả cho nhà thầu khi hết hạn bảo hành theo quy định của hợp đồng.
Tham gia vào công tác nghiệm thu và bàn giao HMCC cho ĐVQL
- Đưa ra ý kiến về sự phù hợp của kế hoạch bàn giao và tính đầy đủ của bộ hồ sơ bàn giao HMCC của BQLDA
- Tham gia huấn luyện vận hành HMCC của nhà thầu;
- Thực hiện nghiệm thu đưa vào sử dụng HMCC.
Phối hợp công việc với ĐVQL trong công tác
quản lý kỹ thuật vận hành BĐS
- Hỗ trợ thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo hoạt động vận hành BĐS theo yêu cầu của cơ quan chức năng;
- Phối hợp lập các kế hoạch vận hành và bảo dưỡng đúng quy định cũng như tuân thủ các khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc bên tư vấn;
- Đảm bảo các công việc liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của khu dân cư và tòa nhà phải được tiến hành đúng, an toàn vào mọi thời điểm;
- Phối hợp với ĐVQL để xây dựng hướng dẫn thi công hoàn thiện nội thất cho cư dân
Đào tạo:
- Đào tạo sẵn sàng cho các nhân viên thuộc từng bộ phận trong CT Planet: BP. Kỹ thuật, BP. Kế toán, BP. Hành chính, BP. Lễ tân -
Chăm sóc khách hàng,...
- Lập kế hoạch đào tạo bộ phận vận hành trực tiếp (Lễ tân, Bảo vệ, Kỹ thuật)
Quản lý nhân sự (trọng số 4%):
- Thiết lập các mục tiêu công việc, phân công, giao việc, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện của CBNV trong phạm vi quản lý;
- Bố trí nhân sự đúng người, đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, đề xuất điều chuyển cho phù hợp với năng lực và phẩm chất;
- Tham gia đề xuất các chế độ, chính sách đối với các nhân sự trong Công ty; đề xuất điều chuyển/ bổ nhiệm/ khen thưởng/ kỷ luật
- Triển khai và tăng cường công tác truyền thông nội bộ: Khuyến khích nhân sự trong Ban tích cực tương tác trên các group nội bộ, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Công ty trên các trang cá nhân và các trang truyền thông của Công ty.
Công việc khác:
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Tổng Giám đốc/ người được ủy quyền
