Nhân Viên Vận Hành Tòa Nhà

1. Nhiệm vụ chính:
Công việc Lễ tân:
Đón tiếp khách hàng:
- Chào đón khách hàng, cư dân, đối tác đến làm việc hoặc tham quan.
- Xác minh thông tin khách (ghi nhận vào sổ/ứng dụng quản lý khách) và hướng dẫn khách đến đúng phòng/khu vực.
- Luôn giữ thái độ thân thiện, chuyên nghiệp và lịch sự khi giao tiếp.
Quản lý khu vực lễ tân:
- Đảm bảo khu vực quầy lễ tân sạch sẽ, ngăn nắp và được trang trí phù hợp (theo các dịp lễ/tết).
- Kiểm tra, bổ sung nước uống, tạp chí, danh thiếp, và các tài liệu giới thiệu tại khu vực tiếp khách.
Trực tổng đài:
- Nhận và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
- Lưu lại thông tin các cuộc gọi quan trọng hoặc yêu cầu đặc biệt của khách hàng để báo cáo.
Quản lý thư tín, bưu phẩm:
- Tiếp nhận và bàn giao thư tín, bưu phẩm của khách hoặc cư dân trong tòa nhà.
- Lưu trữ cẩn thận, liên hệ với người nhận để giao lại đúng hạn.
Công việc Admin:
Hành chính:
- Soạn thảo văn bản, hợp đồng, email thông báo liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, hoặc nội bộ.
- Lưu trữ tài liệu (cả bản cứng và bản mềm) khoa học, dễ truy cập.
- Tính phí dịch vụ khách hàng (xe, thư từ, bưu phẩm, phòng họp, ngoài giờ,...).
- Theo dõi và tổng hợp báo cáo: doanh thu thuê văn phòng, doanh thu bãi xe, chi phí vận hành, tình hình công nợ khách hàng thuê.
Vận hành:
- Theo dõi các hợp đồng thuê văn phòng (thời hạn, gia hạn, thanh toán...).
- Nhận thông báo sửa chữa hoặc bảo trì từ khách hàng, phối hợp với đội kỹ thuật để xử lý.
- Quản lý và theo dõi việc đặt phòng họp, sử dụng tiện ích chung (máy in, pantry,...).
- Kiểm tra và đặt hàng vật tư pantry: Đảm bảo khu vực pantry luôn đủ vật tư cần thiết (nước uống, đồ ăn nhẹ, đồ dùng phục vụ).
- Liên hệ với nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng hàng hóa và các sản phẩm phục vụ cho khu vực pantry.
- Quản lý ngân sách cung ứng vật tư pantry và báo cáo chi phí khi cần thiết.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện:
- Lên danh sách và mời khách tham gia sự kiện của tòa nhà (teabreak, hội thảo, networking...).
- Phối hợp chuẩn bị vật liệu, thiết bị, và trang trí khu vực sự kiện.
- Hỗ trợ khách hàng trong suốt sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Chăm sóc khách hàng:
- Hỏi thăm khách hàng định kỳ, hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc hoặc khó khăn trong quá trình sử dụng dịch vụ.
- Ghi nhận ý kiến, phản hồi từ khách và đề xuất phương án cải thiện chất lượng dịch vụ lên quản lý.
- Hỗ trợ giải quyết khiếu nại, nếu có, một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
Công việc Vệ sinh và Bảo vệ:
- Kiểm tra vệ sinh:
- Đảm bảo vệ sinh của tòa nhà, ghi nhận vấn đề cần cải thiện dịch vụ hàng ngày.
- Kiểm tra tác phong, trang phục, số lượng, giờ làm nhân sự của dịch vụ vệ sinh hàng ngày.
- Nhận và đánh giá vào Phiếu chấm công và Phiếu đánh giá dịch vụ vệ sinh vào mỗi cuối tháng.
- Quản lý hợp đồng, gia hạn, lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ vệ sinh.
- Báo cáo công tác vệ sinh hàng tháng cùng với báo cáo công việc admin hàng tháng.
- Triển khai và kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy (PCCC):
- Tập huấn và kiểm tra định kỳ kỹ năng phòng chống cháy nổ của nhân sự bảo vệ.
- Giám sát kết quả công việc của dịch vụ bảo vệ: an ninh trật tự, an toàn PCCC, dịch vụ khách hàng, quản lý hầm xe, tác phong, trang phục, quân số trực.
- Quản lý hợp đồng, gia hạn, lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bảo vệ.
- Nhận và đánh giá vào Phiếu chấm công và Phiếu đánh giá dịch vụ bảo vệ vào mỗi cuối tháng.
- Báo cáo công tác bảo vệ, an ninh tòa nhà hàng tháng.
- Quản lý các công tác của đội bảo vệ - vệ sinh - cây xanh - côn trùng.
Công việc Xuất nhập kho và Quản lý tài sản:
Xuất nhập kho pantry hàng ngày:
- Cập nhật báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày, tổng kết báo cáo xuất nhập tồn cuối tháng.
- Tiến hành đặt hàng, nhập kho cung ứng một lần/tháng và mua hàng theo yêu cầu của công ty.
- Kiểm tra, so sánh báo giá để lựa chọn nhà cung ứng khi cần.
Quản lý tài sản:
- Quản lý tài sản trong trách nhiệm của bộ phận vận hành (chìa khóa, thẻ thành viên, trang thiết bị tại văn phòng, pantry, nhà vệ sinh, phòng họp, văn phòng phẩm,...).
Các công việc khác:
Lập báo cáo:
- Làm bảng tổng hợp phí dịch vụ khách hàng hàng tháng.
- Nắm bắt, hiểu rõ và gửi email thông báo tới khách hàng về các hoạt động hàng tháng và đột xuất của tòa nhà.
- Hỗ trợ trong việc kiểm tra và phòng ngừa các vấn đề ở các khu vực khác nhau trong tòa nhà và đề xuất hướng giải quyết.
Tham gia chương trình chăm sóc khách hàng:
- Tham gia tổ chức sự kiện, các chương trình chăm sóc khách hàng của bộ phận leasing.
- Quản lý nhân sự bộ phận lễ tân, hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự khi có nhân sự mới.
Lập báo cáo công việc:
- Lập báo cáo hoạt động tháng, báo cáo xuất nhập tồn, và kế hoạch chi tiêu đầu tháng.
- Đề xuất thanh toán trong tháng và thực hiện các công việc khác do cấp trên yêu cầu.