Front Office Intern (FO)

• Guest Welcoming | Đón tiếp khách
Greet visitors with a warm, professional attitude and maintain standard grooming/etiquette.
Chào đón khách với thái độ thân thiện, chuyên nghiệp; đảm bảo tác phong, hình ảnh phù hợp.
Verify and confirm visitor information with the Building Receptionist, notify relevant departments, and coordinate guest seating in the waiting area.
Xác nhận thông tin khách với lễ tân tòa nhà, thông báo đến các phòng ban liên quan và sắp xếp chỗ ngồi tại khu vực chờ.
Ensure the Lobby area is always neat, clean, and professional.
Đảm bảo khu vực sảnh luôn gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
• Meeting Room Coordination | Điều phối phòng họp
Manage the meeting room booking schedule directly through the company's system.
Quản lý lịch đặt phòng họp trên hệ thống của công ty.
Inspect meeting room conditions before and after each session (cleanliness, equipment) to ensure everything is ready and operating smoothly.
Kiểm tra tình trạng phòng họp trước và sau mỗi buổi (vệ sinh, thiết bị) để đảm bảo luôn sẵn sàng và hoạt động tốt.
Resolve scheduling conflicts quickly and effectively.
Xử lý các xung đột lịch họp nhanh chóng và hiệu quả.
Collaborate closely with the Tea Lady team to ensure meeting rooms are prepared at the highest standards.
Phối hợp chặt chẽ với đội Tea Lady để đảm bảo phòng họp được chuẩn bị theo tiêu chuẩn cao nhất.
• Mail Distribution | Quản lý thư từ
Receive incoming mail, express deliveries, and packages for the company.
Tiếp nhận thư từ, chuyển phát nhanh và bưu kiện gửi đến công ty.
Sort and distribute mail accurately and timely to the respective individuals or departments.
Phân loại và chuyển phát thư/bưu kiện chính xác, kịp thời đến đúng cá nhân hoặc phòng ban.
Manage outgoing/incoming mail logs in a systematic manner.
Theo dõi và quản lý sổ sách thư đi - đến một cách hệ thống.