- Xây dựng kế hoạch mua hàng cho toàn bộ NVL, phụ tùng theo phân công; theo kế hoạch được phê duyệt của Công ty.
- Mời chào giá, lập so sánh giá, trình ký hồ sơ. Cập nhật, theo dõi, đánh giá nhà cung cấp định kỳ hoặc trước khi mời chào giá.
- Lập các tờ trình, đặt hàng, soạn thảo hợp đồng...
- Lập biên bản thay đổi kỹ thuật khi có sự thay đổi thông số kỹ thuật, số lượng của hàng hóa trước khi hàng về Công ty.
- Xử lý sai lỗi, sự cố (đổi trả hàng, bảo hành, phạt
giao hàng trễ...)
- Luân chuyển hồ sơ xác nhận đến các đơn vị liên quan.
- Tổ chức, phân công thực hiện công việc cho
nhân viên mua hàng. Theo dõi, kiểm soát, cập nhật tiến độ mua hàng theo đặt hàng, hợp đồng và thanh toán của các nhân viên mua hàng.
- Báo cáo theo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện tiến độ mua hàng cho cấp trên.
- Tập hợp chứng từ, thanh lý hợp đồng, lập hồ sơ đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp và Tổng Công ty theo quy định.
- Khảo sát tình hình biến động của thị trường trong từng thời điểm.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ liên quan đến quá trình mua hàng cho các mục được giao; thực hiện các yêu cầu liên quan đến hồ sơ lưu khi có thanh kiểm tra.
- Đề xuất cải tiến các quy định liên quan đến công tác mua hàng.
- Thay thế tạm thời các nhân viên mua hàng.
- Tham gia đầy đủ và hoàn thành các khoá đào tạo do Công ty tổ chức; các phong trào khác của Công ty.
- Tham gia khảo sát thực tế năng lực Nhà cung cấp được yêu cầu đánh giá.
- Tiếp nhận và phản hồi thông tin để xử lý sự cố khi nhập kho từ Kho vật tư và các phòng có liên quan.
- Mua hàng trực tiếp: đi tìm nguồn hàng ngoài thị trường, lấy báo giá trực tiếp...
- Hỗ trợ
giao nhận hàng hóa từ Nhà cung cấp đến Kho của Công ty; hỗ trợ kết nối nhà cung cấp với đơn vị sử dụng đến Công ty khảo sát thiết bị cần chào giá (nếu cần).
- Thực hiện công việc khác do cấp trên phân công.
