Giám sát nội bộ

1.1. Chủ động lên kế hoạch đi giám sát thực tế đoàn tại hiện trường
● Tham gia họp triển khai đoàn, nắm rõ checklist hạng mục, kịch bản chương trình và phân công vị trí/nhiệm vụ của nội bộ theo thời hạn cần hoàn thành/bàn giao.
● Kiểm tra đột xuất đoàn, bám sát tiêu chuẩn giám sát về các hạng mục/bộ phận/vị trí/nhiệm vụ. Kịp thời báo Leader các tình huống/sự việc cần khắc phục/xử lý/điều chỉnh khi phát sinh hoặc chưa đảm bảo dịch vụ, an toàn và mỹ quan trong chương trình.
● Có kết luận về đoàn trong cuộc họp RKN, đưa ra các vấn đề cần làm rõ, thống nhất phương án giải quyết để làm tốt hơn cho các đoàn sau.
● Đề xuất chế tài áp dụng xử lý nếu có trường hợp vi phạm đoàn.
1.2. Nghiệm thu chất lượng nội dung báo cáo
● Rà soát nội dung báo cáo đầy đủ thông tin về dịch vụ và chính xác về đoàn
● Kiểm tra chất lượng hình ảnh rõ nét trên báo cáo nhóm, đáp ứng tiêu chuẩn về hình ảnh (tổng quan chương trình, ngoại cảnh, hậu trường, photobooth/backdrop, đại biểu phát biểu, đội ngũ nhân sự phục vụ...)
● Căn cứ vào quy mô đoàn, đề nghị họp rút kinh nghiệm đoàn.
● Kiểm tra có tờ rơi giới thiệu dịch vụ HBG, dụng cụ phục vụ teabreak có logo HBG được chụp ảnh nghiệm thu.
● Phát hiện ra lỗi vi phạm về đồng phục, đàm... đề xuất trừ KPI theo quy chế kỷ luật tiêu chuẩn dịch vụ.
1.3. Giám sát nội bộ
● Tuân thủ chặt chẽ quy trình giám sát, nhật ký giám sát hàng ngày, có căn cứ xác minh các trường hợp vi phạm và đề xuất lỗi xử lý tùy theo mức độ mà Công ty đã quy định.
● Nắm rõ chế tài kỷ luật tiêu chuẩn dịch vụ và cơ chế KPI về xử lý lỗi của các bộ phận thực hiện đoàn, thực hiện đúng quy chế của công ty và pháp luật, đảm bảo tính hợp lý, khả thi và nhất quán.
● Đôn đốc, giám sát các Phòng ban/Bộ phận triển khai đoàn thực hiện các yêu cầu về việc cải tiến quy trình hoặc xây dựng thêm dựa trên các báo cáo và đánh giá.
● Kiểm tra đột xuất, thường xuyên về kế hoạch nhân sự, mô tả công việc của từng vị trí nhân sự, tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng, tiến độ thời gian... của đoàn dịch vụ tại hiện trường triển khai công việc.
● Công tâm, minh bạch trong toàn bộ quá trình giám sát đoàn. Tuân thủ kỷ luật đoàn và thực hiện nghiêm túc mọi tiến trình giám sát.