[HN] Trường Đại Học Phenikaa Tuyển Dụng Thư Ký Khoa Tiếng Anh Full-time 2025

2.1. Công tác hành chính:
Thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu của Khoa. Theo dõi công văn đến/ công văn đi, báo cáo Lãnh đạo Khoa.
Quản lý email Khoa, thông tin các nội dung đến BCN, các giảng viên. Soạn thảo, in ấn các tài liệu, công văn, văn bản của Khoa. Ghi biên bản các cuộc họp.
Hỗ trợ rà soát, cập nhật minh chứng, viết báo cáo kiểm định chất lượng.
Xây dựng kế hoạch PBF mua sắm theo năm tài chính và năm học, quản lý sắp xếp, mua sắm thiết bị, VPP. Hoàn thiện thủ tục thanh toán liên quan đến kế toán tài chính.
Hỗ trợ công tác quản lý, đăng ký mua, biên soạn tài liệu, giáo trình, tài liệu tham khảo
Hỗ trợ đặt phòng họp, giảng đường cho CBGV và sinh viên phục vụ cho mục đích Seminar giảng viên, Nghiên cứu khoa học sinh viên.
Tham gia quản lý website khoa.
Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý và báo cáo các thông tin trong lĩnh vực Hợp tác đối ngoại tới Lãnh đạo khoa phụ trách;
Tiếp nhận, xử lý và báo cáo các thông tin trong lĩnh vực khoa học công nghệ: nghiên cứu khoa học sinh viên, giảng viên, hội thảo khoa học.
2.2. Công tác sau đại học:
Quản lý các nhóm học viên cao học; hỗ trợ công tác quản lý lớp; Thông báo tới học viên các quy chế, quy định về học tập, thi kiểm tra, các chế độ, chính sách; hướng dẫn học viên xin cấp các loại giấy tờ cần thiết theo đúng quy trình đã ban hành;
Hỗ trợ gửi các thông tin liên quan đến học viên ngay từ đầu kỳ nhập học: đầu mối chuyển thông tin từ Phòng Tuyển sinh, Phòng Đào tạo về mã học viên, địa chỉ email học viên.
Gửi thông tin về trang Quản lý đào tạo Apis để học viên theo dõi lịch học, lịch thi ..., thông tin về Canvas để học viên có thể nhận tài tài liệu, bài tập giảng viên giao; hướng dẫn sử dụng Ms Team...
Hỗ trợ training các thao tác và sử dụng phần mềm/ hệ thống giảng dạy của nhà trường đối với giảng viên thỉnh giảng (Canva, APIS, Teams...);
Theo dõi tiến độ giảng dạy và quá trình học tập của học viên, hoàn thiện các thủ tục đổi lịch, học lại học bù, tổ chức học online theo quy định của Nhà trường;
Tham gia công tác kiểm định chương trình đào tạo Sau đại học theo sự phân công và điều động của Nhà trường và của Khoa;
Hỗ trợ tổ chức Hội đồng xét duyệt ý tưởng nghiên cứu, hội đồng cho học viên xét đề cương, bảo vệ luận văn tốt nghiệp, gia hạn thời gian bảo vệ, hoàn thiện thủ tục xét tốt nghiệp. Công tác giảng viên thỉnh giảng
2.3. Công tác giảng viên thỉnh giảng
Hỗ trợ cung cấp tài khoản và quản lý các tài khoản giảng viên thỉnh giảng theo đúng kế hoạch của nhà trường.
Đăng ký phương tiện giao thông trong trường cho giảng viên thỉnh giảng;
Hoàn thiện thủ tục, hồ sơ mời giảng viên thỉnh giảng trong và ngoài trường (đã được sự phê duyệt của Lãnh đạo Khoa) theo từng kỳ học trình Trưởng khoa và phòng TCNS, phòng Đào tạo phê duyệt ngay từ đầu học kỳ;
Lập Phiếu thanh toán giờ giảng cho giảng viên thỉnh giảng theo quy định và làm thủ tục thanh toán kinh phí liên quan đến công tác đào tạo và khảo thí tại các phòng Đào tạo phòng Đảm bảo chất lượng và Khảo thí đầy đủ, kịp thời;
Thư ký và giáo vụ phối hợp với nhau để cùng giải quyết công việc kịp thời.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo Nhà trường và Lãnh đạo Khoa phân công.