Việc làm thư ký kho (1.999 việc)

Thư ký kho là một trong những vai trò quan trọng nhất trong đội ngũ quản lý kho vì họ là người hỗ trợ tốt nhất cho quản lý kho để đảm bảo mọi quy trình từ nhận đến sắp xếp, lưu trữ và bảo quản, xuất hàng hóa đều diễn ra thuận lợi. Thường thì Thư ký kho chỉ làm việc tài các kho quy mô lớn.

MỤC LỤC:
I. Thư ký kho là làm gì? Các trách nhiệm chính?
II. Quy mô kho thế nào thì cần Thư ký kho?
III. Thư ký kho cần có trình độ, kỹ năng như thế nào?
IV. Mức lương của Thư ký kho là bao nhiêu?
V. Công việc Thư ký kho có tương lai không?
VI. Tuyển dụng Thư ký kho cần lưu ý những gì?

Thư ký kho là việc làm nhiều người tìm kiếm

I. Thư ký kho là làm gì? Các trách nhiệm chính?

Thư ký kho (Warehouse Clerk/Warehouse Secretary) là những người làm việc trong các kho hàng hóa, do các Quản lý kho giám sát trực tiếp. Thư ký kho cung cấp cho các công ty sự hỗ trợ thiết thực về mặt hậu cần, vận chuyển nội bộ và giám sát hàng hóa theo quy trình tiêu chuẩn, điều phối và kiểm tra các lô hàng, xếp dỡ hàng hóa và chỉ đạo vệ sinh định kỳ. Thư ký kho cũng là người soạn thảo, lưu trữ tài liệu và làm báo cáo định kỳ.
Công việc của Thư ký kho ở các cơ sở khác nhau sẽ có những khác biệt nhất định, đặc biệt là liên quan đến quy mô kho và loại hàng hóa kinh doanh. Tuy nhiên, nhìn chung thì trách nhiệm chính của Thư ký kho sẽ gồm có:

• Biên soạn và kiểm tra các tài liệu liên quan đến vận chuyển hàng hóa trong kho.
• Hỗ trợ kiểm tra các lô hàng đến đi, kiểm tra số lượng và chất lượng.
• Cập nhật thông tin về hàng hóa trong kho theo báo cáo của nhân viên kho.
• Hỗ trợ sắp xếp hàng hóa để kho luôn ngăn nắp, an toàn.
• Chuẩn bị các chuyến hàng xuất đi trước thời hạn giao hàng.
• Theo dõi mức tồn kho để đánh giá nhu cầu nhập thêm hoặc thúc đẩy tiêu thụ.
• Chỉ đạo và thực hiện các công việc vệ sinh kho hàng định kỳ.
• Hỗ trợ giám sát nhân viên kho để đảm bảo họ tuân thủ các quy trình liên quan đến an toàn theo quy định của công ty.
• Phân loại vật liệu, hàng hóa theo kích thước, chủng loại, kiểu dáng, màu sắc, hoặc mã sản phẩm.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám sát/Quản lý kho.
• Xác định hư hỏng, mất mát, dư thừa của hàng hoá, vật tư tồn kho.

Đọc thêm: Vị trí kho có những công việc chính nào?

Công việc của thư ký kho thường làm hằng ngày là gì?

II. Quy mô kho thế nào thì cần Thư ký kho?

Thư ký kho là một vị trí hỗ trợ hành chính trong kho và thường chỉ những kho hàng có quy mô lớn mới cần vị trí này. Quy mô kho càng lớn thì cơ cấu nhân sự sẽ càng phức tạp và cần nhiều vai trò để đảm nhiệm các công việc khác nhau theo hướng chuyên môn hóa.
Những kho hàng lớn nghĩa là số hàng hóa nhiều, các đơn hàng cũng nhiều, có rất nhiều giấy tờ, tài liệu và công việc hành chính cần giải quyết. Thư ký kho sẽ là người đảm nhiệm các công việc đó. Không chỉ hỗ trợ cho Quản lý kho, bạn cũng đồng thời phối hợp với rất nhiều nhân viên khác trong kho như Kế toán kho, Nhân viên kho, v.v. để mọi hoạt động đều diễn ra trơn tru.
Trong trường hợp cần đón tiếp ban giám đốc hoặc đối tác, khách hàng đến thăm nhà kho, Thư ký kho sẽ là người chuẩn bị và phụ trách các hoạt động liên quan. Nếu bạn có ý định tìm việc làm thư ký kho để ứng tuyển thì hãy tìm hiểu kỹ càng về yêu cầu công việc cũng như kỹ năng cần có để đáp ứng và trúng tuyển dễ dàng.

III. Thư ký kho cần có trình độ, kỹ năng như thế nào?

1. Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên

Cũng như đa số các vai trò khác trong kho, Thư ký kho không nhất thiết phải là người có trình độ cao và bằng cấp chuyên môn để làm việc. Nhà tuyển dụng có thể tuyển những tốt nghiệp từ trung cấp trở lên, tốt nhất là các chuyên ngành về hành chính, nhân sự, kế toán hay quản trị kinh doanh, logistics. Yêu cầu về trình độ của Thư ký kho chỉ để đảm bảo rằng bạn hiểu và thích nghi nhanh với môi trường trong kho, có khả năng làm các công việc văn phòng liên quan đến hành chính, giấy tờ và dùng máy tính, các phần mềm quản lý kho.

2. Kỹ năng hành chính

Một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ Thư ký kho nào cũng cần là kỹ năng hành chính và quản trị văn phòng. Dù môi trường làm việc tại văn phòng của kho hàng không hoàn toàn giống với các văn phòng khác nhưng công việc chính của Thư ký kho là hỗ trợ hậu cần, giấy tờ và tài liệu nên kỹ năng này là cần thiết. Kỹ năng hành chính cho phép bạn sắp xếp công việc, lưu trữ và quản lý toàn bộ báo cáo, tài liệu liên quan cũng như làm các công việc văn phòng khác.

3. Kỹ năng quản lý kho

Bên cạnh đó, Thư ký kho cũng nên học hỏi và thành thạo các kỹ năng quản lý kho để hỗ trợ các Quản lý kho trong việc giám sát, điều phối các công việc trong kho. Thường thì khi mới vào làm việc, Thư ký kho sẽ được đào tạo về kỹ năng này nhưng không chi tiết, chủ yếu là bạn phải tự học hỏi qua thực tế công việc để biết rõ về quy trình kiểm tra, nhận hàng, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản và đóng gói để chuyển hàng đi. Mỗi bước đều quan trọng và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Đọc thêm: Kinh nghiệm quản lý kho chặt chẽ, đúng quy trình

4. Kỹ năng máy tính

Hiện nay, rất nhiều công việc trong kho được xử lý bằng các phần mềm nên nhà tuyển dụng có yêu cầu cụ thể với kỹ năng công nghệ của hầu hết các vai trò, Thư ký kho cũng không ngoại lệ. Về cơ bản thì bạn sẽ cần biết cách sử dụng phần mềm quản lý kho, Microsoft Word để soạn thảo giấy tờ, tài liệu, hồ sơ lưu kho, các phần mềm thống kê để lưu trữ dữ liệu trên hệ thống và Excel, v.v.).
Một số nhà tuyển dụng có thể đánh giá kỹ năng máy tính của ứng viên vị trí Thư ký kho ngay trong cuộc phỏng vấn bằng cách yêu cầu hoàn thành bài kiểm tra. Cách dùng phần mềm quản lý kho sẽ được đào tạo sau khi bạn đi làm chính thức nhưng các kỹ năng cơ bản khác thì bạn phải thành thạo từ trước.

Yêu cầu về trình độ học vấn và kỹ năng đối với thư ký kho

5. Có sức khỏe tốt, nhiệt tình

Mặc dù Thư ký kho chủ yếu làm các công việc hành chính nhưng hàng ngày, bạn vẫn cần hỗ trợ một số các nhiệm vụ khác liên quan đến kiểm tra, vận chuyển hoặc đóng gói hàng hóa. Môi trường trong kho cũng có những đặc điểm không giống với môi trường bên ngoài nên cần có sức khỏe tốt để bạn có thể xử lý được tất cả. Ngoài ra, vì các tác vụ đa dạng nên Thư ký kho có thể sẽ rất bận rộn, luôn phải ở trong tình trạng sẵn sàng hỗ trợ Giám sát, Quản lý, Kế toán kho khi cần. Có tính cách nhiệt tình, chăm chỉ, thích giúp đỡ người khác là một điểm cộng.

6. Giao tiếp tốt, khéo léo

Tất cả các công việc thư ký nói chung và Thư ký kho nói riêng đều cần có sự khéo léo trong giao tiếp và tương tác với những người xung quanh. Ở vai trò này, bạn tiếp xúc với nhiều người, bao gồm cả đối tác muốn đến thăm, tìm hiểu về kho hàng. Để làm tốt, bạn cần biết cách lắng nghe và phản hồi tích cực, giữ bình tĩnh trong mọi tình huống và kiên nhẫn giải thích khi cần. Giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn hòa đồng hơn, công việc hiệu quả hơn và còn có thể hữu ích cho các mục tiêu thăng tiến sau này.

IV. Mức lương của Thư ký kho là bao nhiêu?

Thu nhập của Thư ký kho phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm làm việc của bạn, những ai đã làm trong vai trò này (hoặc liên quan) càng nhiều năm thì lương sẽ càng cao. Mức lương của Thư ký kho dao động từ 4 - 6 triệu/tháng và có thể tăng lên đến 7 - 9 triệu/tháng. So với các công việc không yêu cầu bằng cấp cao khác thì mức lương này có thể coi là khá lý tưởng. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhận thêm các khoản thưởng hoặc phụ cấp khi thực hiện tốt công việc và hỗ trợ các dự án lớn cần điều phối hàng hóa.

V. Công việc Thư ký kho có tương lai không?

Đối với hầu hết những ai làm trong vai trò Thư ký kho thì mối quan tâm lớn nhất vẫn là liệu công việc này có tương lai hay không. Lương khởi điểm của Thư ký kho có thể tương tự nhiều ngành nghề nhưng về lâu dài thì mức lương gần như rất khó vượt qua 10 triệu nếu bạn cứ làm mãi trong vị trí này. Sau mỗi năm làm việc, bạn sẽ tăng được khoảng 500 - 1 triệu/tháng.
Do vậy, nếu muốn con đường sự nghiệp phát triển theo hướng bạn mong muốn thì bạn không nên "cố thủ" mãi với vị trí Thư ký kho. Thay vào đó, hãy tự tạo động lực và thúc đẩy mình học thêm kiến thức và các kỹ năng khác để được thăng chức hoặc chuyển sang những vai trò có tương lai hơn như Giám sát, Quản lý kho. Nhiều Thư ký kho cũng học lấy chứng chỉ kế toán để làm Kế toán kho.
Nhìn chung, nếu bằng cấp của bạn có phần hạn chế các cơ hội nghề nghiệp và bạn thích sự ổn định thì làm Thư ký kho là một trong những lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, tùy vào định hướng của bản thân mà bạn có thể học thêm để thăng chức và tăng thu nhập.

Cơ hội việc làm của thư ký kho trong tương lai

VI. Tuyển dụng Thư ký kho cần lưu ý những gì?

Tìm kiếm và tuyển Thư ký kho là một trong những nhiệm vụ được các doanh nghiệp quan tâm. Bộ phận nhân sự và Quản lý kho sẽ tham gia vào quy trình lọc CV xin việc và phỏng vấn ứng viên để đảm bảo tìm ra người phù hợp nhất, đáp ứng được các tiêu chí cơ bản về trình độ, kỹ năng và phẩm chất. Khi tuyển dụng Thư ký kho, những lưu ý quan trọng nhất sẽ là:

• Tìm người trung thực

Trong kho luôn có rất nhiều hàng hóa, nguyên vật liệu và thực tế là có đôi khi mất cắp hay thất thoát thì những người phụ trách cũng khó phát hiện ngay lập tức. Đối với tất cả các vị trí việc làm trong kho nói chung và Thư ký kho nói riêng, yêu cầu cơ bản nhất của nhà tuyển dụng là tính cách thật thà, trung thực, đặc biệt là Thư ký kho có thể tiếp xúc với nhiều giấy tờ, sổ sách.
Rõ ràng, việc đánh giá một ai đó có trung thực hay không không hề đơn giản, chủ yếu là nhìn qua thái độ của họ và cách họ xây dựng niềm tin. Khi phỏng vấn Thư ký kho, nhà tuyển dụng có thể xem xét dựa trên cách nói chuyện của họ và một số câu hỏi tình huống.

Đọc thêm: Tại sao cần phải trung thực trong công việc?

• Hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa, lưu kho

Bên cạnh đó, một Thư ký kho phải là người hiểu cơ bản về quy trình giao nhận hàng hóa và lưu kho. Ứng viên có thể chưa có kinh nghiệm làm việc nhưng ít nhất họ phải chú ý tìm đọc, hỏi để có kiến thức cơ bản về các công việc, nhiệm vụ trong kho. Biết về quy trình cũng có nghĩa là họ đã tự đánh giá và thấy bản thân phù hợp, có thể nhanh chóng thích nghi với công việc.

• Sẵn sàng học hỏi và làm việc lâu dài

Sự chủ động tìm hiểu học hỏi cũng cho thấy tiềm năng của ứng viên Thư ký kho. Công việc tại các kho lớn khá bận rộn và cần sự phối hợp nhịp nhàng, nếu liên tục đổi Thư ký kho thì sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ quy trình xử lý công việc. Doanh nghiệp nên đưa ra những yêu cầu về thời hạn làm việc tối thiểu khi thuê Thư ký kho nhưng cũng đừng quên cung cấp một môi trường làm việc tốt, chế độ lương và phúc lợi hợp lý để giữ chân nhân tài.
Công nghiệp hóa và sự phát triển của thương mại điện tử dẫn tới sự ra đời của vô số kho hàng, kho trung chuyển ở mọi quy mô và nhu cầu tuyển dụng các vị trí làm việc trong kho cũng tăng lên. Thư ký kho là công việc phù hợp với cả nam và nữ, chỉ cần bạn có nền tảng cơ bản và thích nghi được với môi trường trong kho.