[ Hot Job ] Trưởng Phòng Hành Chính

1. Mục tiêu công việc
Chịu trách nhiệm xây dựng, tái cấu trúc và vận hành toàn diện hệ thống hành chính theo hướng chuyên nghiệp, chuẩn hóa, kiểm soát hiệu quả, dịch vụ nội bộ cao cấp, đảm bảo:
• Hỗ trợ hiệu quả hoạt động của toàn Công ty và các đơn vị thành viên (nếu có)
• Nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ, đặc biệt đối với Ban Lãnh đạo và đối tác
• Kiểm soát tài sản, chi phí và rủi ro hành chính một cách minh bạch
• Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, văn minh, hiệu quả
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính
2.1. Tái cấu trúc & xây dựng hệ thống Hành chính
• Rà soát toàn bộ hiện trạng tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính
• Đề xuất và triển khai:
o Cơ cấu tổ chức phù hợp (bao gồm mô hình áp dụng cho nhiều công ty thành viên nếu có)
o Chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí
• Xây dựng và ban hành:
o Hệ thống quy trình, quy định hành chính (SOP)
o Quy chế quản lý tài sản, mua sắm, sử dụng văn phòng
o Tiêu chuẩn dịch vụ nội bộ (internal service standards)
• Thiết lập hệ thống báo cáo, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động hành chính
2.2. Quản lý vận hành hành chính tổng thể
• Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động hành chính:
o Lễ tân - tiếp đón
o Hậu cần văn phòng
o Điều phối không gian làm việc, phòng họp
• Đảm bảo:
o Văn phòng vận hành thông suốt, chuyên nghiệp
o Hình ảnh doanh nghiệp đồng bộ, chỉn chu
2.3. Quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ
• Xây dựng và vận hành hệ thống quản lý văn bản:
o Tiếp nhận, phân loại, luân chuyển văn bản đến/đi
o Kiểm soát việc ban hành văn bản nội bộ
• Tổ chức lưu trữ:
o Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
o Đảm bảo tính bảo mật, đầy đủ, dễ tra cứu
• Chuẩn hóa:
o Quy định soạn thảo, ban hành, lưu trữ
o Hệ thống mã hóa và phân loại hồ sơ
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ và quản lý thông tin
2.4. Quản lý tài sản, cơ sở vật chất & mua sắm
• Thiết lập và vận hành hệ thống quản lý tài sản:
o Cấp phát - theo dõi - kiểm kê - điều chuyển - thanh lý
• Quản lý cơ sở vật chất văn phòng
• Tổ chức công tác mua sắm:
o Lựa chọn nhà cung cấp
o Đàm phán, kiểm soát chất lượng và chi phí
• Quản lý và kiểm soát ngân sách hành chính
2.5. Triển khai 5S & Kaizen (cải tiến liên tục)
• Xây dựng và triển khai tiêu chuẩn 5S trong toàn hệ thống văn phòng
• Thúc đẩy văn hóa Kaizen:
o Tối ưu quy trình
o Nâng cao hiệu quả vận hành
• Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến định kỳ
2.6. Tổ chức sự kiện & hoạt động nội bộ
• Lập kế hoạch và triển khai:
o Sự kiện nội bộ
o Chương trình văn hóa doanh nghiệp
• Đảm bảo:
o Tính chuyên nghiệp
o Hiệu quả truyền thông nội bộ
2.7. Quản lý công tác tiếp khách & dịch vụ nội bộ
• Xây dựng tiêu chuẩn tiếp khách, phục vụ Ban Lãnh đạo
• Giám sát công tác lễ tân và phục vụ
• Định hướng nâng cấp dịch vụ nội bộ theo tiêu chuẩn vận hành quốc tế
2.8. Quản lý đội xe
• Tổ chức, điều hành đội xe:
o Phân công, điều phối lịch xe
o Quản lý đội ngũ lái xe
• Kiểm soát:
o Tài sản phương tiện
o Bảo dưỡng, sửa chữa
o Chi phí vận hành
2.9. Công tác an toàn, an ninh & tuân thủ
• Triển khai và giám sát:
o An ninh văn phòng
o Phòng cháy chữa cháy (PCCC)
o An toàn lao động
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật
2.10. Chuyển đổi số trong công tác hành chính
• Đề xuất và triển khai các giải pháp:
o Văn phòng điện tử (e-office)
o Quản lý văn bản, tài liệu số
• Tối ưu quy trình hành chính thông qua ứng dụng công nghệ
• Nâng cao hiệu quả quản trị và giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy