HR Admin

- Quản lý hành chính văn phòng (Office Administration)
+ Quản lý, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, trang thiết bị và các vật dụng phục vụ hoạt động văn phòng
+ Theo dõi, kiểm kê và quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng
+ Phối hợp với các nhà cung cấp trong việc bảo trì, sửa chữa trang thiết bị và cơ sở vật chất
+ Quản lý các dịch vụ hành chính như vệ sinh, điện, nước, internet và các dịch vụ văn phòng khác
- Quản lý chi phí và thanh toán hành chính (Administrative Expenses)
+ Theo dõi, tổng hợp và kiểm soát các khoản chi phí hành chính văn phòng
+ Liên hệ nhà cung cấp, lấy báo giá, so sánh chi phí và đề xuất phương án mua sắm phù hợp
+ Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ, hóa đơn và đề nghị thanh toán các khoản chi phí hành chính
+ Phối hợp với bộ phận Kế toán trong việc đối chiếu và thanh toán cho nhà cung cấp
+ Lập báo cáo chi phí hành chính định kỳ theo yêu cầu
- Điều phối hoạt động văn phòng (Office Coordination)
+ Quản lý và sắp xếp lịch sử dụng phòng họp, chuẩn bị phòng họp và các thiết bị cần thiết
+ Sắp xếp phương tiện di chuyển, đặt xe, vé máy bay, khách sạn và hỗ trợ công tác cho nhân viên, Ban Giám đốc
+ Tiếp nhận và phối hợp xử lý các yêu cầu hành chính từ các phòng ban
+ Làm việc với Ban Quản lý tòa nhà và các đơn vị cung cấp dịch vụ để giải quyết các vấn đề liên quan đến văn phòng
+ Quản lý việc tiếp nhận, gửi và lưu trữ công văn, thư từ, bưu phẩm và tài liệu hành chính
- Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ (Internal Events)
+ Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ như sinh nhật, lễ Tết, ngày 8/3, 20/10, tiệc Công ty và các sự kiện khác
+ Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, chương trình đào tạo, hội thảo và hoạt động nội bộ
+ Phối hợp với các phòng ban triển khai chương trình khám sức khỏe định kỳ, du lịch và các hoạt động phúc lợi tập thể
+ Quản lý ngân sách, đặt hàng và chuẩn bị các vật phẩm phục vụ sự kiện
+ Hỗ trợ công tác đón tiếp khách hàng, đối tác và các đoàn công tác đến Công ty
- Quản lý hồ sơ và công tác hành chính khác (Administrative Documentation)
+ Soạn thảo, quản lý và lưu trữ các văn bản, thông báo, công văn và hồ sơ hành chính
+ Quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính
+ Theo dõi thời hạn hợp đồng dịch vụ và đề xuất gia hạn khi cần thiết
+ Hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ hành chính phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ
+ Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của cấp quản lý