1. Quản lý và kiểm soát chi phí vận hành tòa nhà
- Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ chi phí từ các bộ phận (Kỹ thuật, An ninh, Vệ sinh, Hành chính...).
- Kiểm soát các khoản chi phí định kỳ của tòa nhà: điện, nước, internet, thu gom rác, cây xanh, và chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Theo dõi và lập hồ sơ thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ bảo trì định kỳ (thang máy, hệ thống PCCC, máy phát điện, hệ thống điều hòa trung tâm...).
2. Ghi nhận sổ sách và hạch toán kế toán
- Thực hiện hạch toán chính xác, kịp thời các khoản chi phí vận hành vào phần mềm kế toán theo đúng định khoản và chi phí của tòa nhà.
- Theo dõi các khoản chi phí trả trước (phân bổ công cụ dụng cụ, bảo hiểm tòa nhà, phí bảo trì dài hạn) và thực hiện phân bổ hàng tháng.
- Trích trước các khoản chi phí phát sinh trong tháng nhưng chưa có hóa đơn để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính tháng.
3. Đối chiếu công nợ và quản lý quỹ (nếu có)
- Định kỳ đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp, đơn vị thuê ngoài.
- Phối hợp với bộ phận Thủ quỹ/Kế toán thanh toán để lên kế hoạch chi trả công nợ chuyển khoản hoặc chi tiền mặt theo đúng hạn hợp đồng.
4. Lập kế hoạch ngân sách và Báo cáo quản trị
- Tổng hợp số liệu, phối hợp với Trưởng Ban quản lý tòa nhà xây dựng kế hoạch ngân sách vận hành hàng năm/hàng quý.
- Theo dõi, so sánh chi phí thực tế phát sinh so với ngân sách được duyệt; cảnh báo kịp thời các khoản chi vượt ngân sách.
- Lập các báo cáo chi tiết về chi phí vận hành tòa nhà hàng tháng, hàng quý gửi Kế toán trưởng và Ban Giám đốc.
Trình độ: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp hoặc các chuyên ngành có liên quan.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các Công ty Quản lý BĐS, Ban Quản lý Tòa nhà văn phòng hoặc Chung cư.
Kỹ năng:
- Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel mạnh về hàm thống kê, lọc dữ liệu) và các phần mềm kế toán (MISA, FAST,...) hoặc phần mềm quản lý tòa nhà.
- Kỹ năng kiểm tra, rà soát chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ.
- Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt (vì phải làm việc trực tiếp với kỹ thuật tòa nhà và nhà cung cấp).
Phẩm chất: Trung thực, có trách nhiệm cao, chịu được áp lực công việc và tiến độ báo cáo.
