Log-In & Invoice Staff

1. Mô tả công việc/ Job Description:
- Chào đón khách khi có khách đến văn phòng.
Greet and welcome guests as soon as they arrive at the office.
- Hướng dẫn khách tìm đúng người và văn phòng.
Direct visitors to the appropriate person and office.
- Phân công nhân viên giao hàng lấy mẫu theo thỏa thuận của nhà cung cấp.
Assign Courier to pick up sample as agreement of vendors.
- Quét TRF và gửi kèm ảnh mẫu lên máy chủ.
Scan TRF and post them together with sample photo to server.
- Nhập mẫu xét nghiệm vào hệ thống Lims dựa trên phân công thử nghiệm.
Entry test item on Lims system based on assignment of Test assignment.
- Danh sách bài nộp bổ sung từ Lims và cập nhật bài nộp hàng ngày.
Extra submissions list from Lims and update Daily submissions
- Báo cáo hàng ngày cho Quản lý/Kotiti Korea theo phân công.
Report Daily submissions to Manager/ Kotiti Korea as assignment.
- Phân phối bài nộp của nhà thầu phụ và bài nộp của các phòng thí nghiệm khác để nhận dịch vụ.
Distribute the subcontract's subs and submissions of other labs to pick up service.
- Chuẩn bị mẫu/mẫu đã kiểm tra để trả lại cho khách hàng nếu có.
Prepare sample/tested sample to return to client if any.
- Cập nhật trên LIMS về trạng thái của các báo cáo đã phát hành (Eland buyer).
Update on LIMS about the status of issued reports (Eland buyer).
- Thu thập và xem xét tất cả thông tin cần thiết để tính toán các khoản phải thu (số tiền đặt cọc, tỷ lệ chiết khấu, v.v.)
Collect and review all information which is needed to calculate bills receivable (order amounts, discount rates etc.)
- Tính phí kiểm tra dựa trên báo cáo đã phát hành và lập Hóa đơn nháp (Bao gồm: Kiểm tra và cập nhật các hạng mục kiểm tra, giá cả và cnt... trên hệ thống Lims, lập Hóa đơn nháp và đính kèm vào báo cáo).
Calculate testing fee based on the issued report and make the Draft Invoice (Include: Check and update test items, price and [protected info] Lims system, make Draft invoice and attach onto the report).
- Lập chứng từ và hóa đơn VAT/Hóa đơn thương mại để nộp sau khi nhận được thông tin từ nhà cung cấp về tổng phí kiểm tra (theo VND hoặc USD).
Make documents and VAT bills/ Commercial Invoice for submissions after getting information from vendors for total testing fee (under VND or USD).
- Lập hóa đơn và gửi cho khách hàng qua nhiều kênh khác nhau (mail, email, v.v.).
Issue invoices and bills and send them to clients through various channels (mail, e-mail etc.)
- Giám sát việc thanh toán và liên hệ với nhà cung cấp để thúc đẩy/thu hồi thanh toán.
Supervise payment and contact with vendors to push/ get their payments.
- Gửi nhắc nhở thanh toán và liên hệ với khách hàng để đẩy thanh toán.
Send reminders for payments and contact customers when assigned.
- Giải đáp thắc mắc và xử lý khiếu nại của khách hàng liên quan đến hóa đơn.
Answer questions and handle complaints from customers regarding bills.
- Báo cáo hoạt động cho cấp trên.
Report on activity to upper management.
- Tải hóa đơn đầu vào của Shinsung Tongsang lên hệ thống Shinsung.
Upload inward which belongs to Shinsung Tongsang on Shinsung system.
- Lập danh sách E-land Global (Bán lẻ).
Make E-land Global (Retail) list.