Landlord Relationship Specialist

1. Quản lý hợp đồng thuê & hồ sơ chứng từ
- Quản lý, cập nhật và sắp xếp toàn bộ hợp đồng thuê, phụ lục hợp đồng và các hồ sơ pháp lý liên quan.
- Theo dõi các điều khoản quan trọng của hợp đồng như: thời hạn thuê, lịch thanh toán, điều khoản điều chỉnh giá thuê và thời gian gia hạn hợp đồng.
- Đảm bảo hồ sơ, chứng từ đầy đủ, chính xác và được lưu trữ đúng quy định phục vụ công tác kiểm tra, đối soát và tra cứu nội bộ.
- Quản lý luân chuyển hồ sơ, chứng từ giữa các bộ phận nội bộ (Pháp chế, Tài chính, Kế toán và chủ nhà.
2. Phối hợp thanh toán & theo dõi thời hạn
- Theo dõi và kiểm soát các khoản thanh toán tiền thuê, tiền đặt cọc và các nghĩa vụ tài chính khác liên quan đến hợp đồng.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán/Tài chính để đảm bảo các khoản thanh toán cho chủ nhà được thực hiện đúng hạn.Thiết lập và duy trì bảng theo dõi lịch thanh toán nhằm hạn chế tình trạng chậm thanh toán, phát sinh phạt hoặc tranh chấp.
- Chủ động theo dõi và nhắc nhở các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo việc phê duyệt và thanh toán được hoàn tất đúng thời hạn.
3. Trao đổi & hỗ trợ quan hệ với chủ nhà
- Là đầu mối hành chính giữa Công ty và chủ nhà trong các vấn đề liên quan đến hợp đồng.
- Thực hiện trao đổi, phản hồi các vấn đề hàng ngày liên quan đến thanh toán, hồ sơ và các nội dung hợp đồng.
- Tiếp nhận và hỗ trợ xử lý các yêu cầu cơ bản từ chủ nhà; chuyển các vấn đề phát sinh đến các bộ phận phụ trách khi cần thiết.
- Duy trì phong cách giao tiếp chuyên nghiệp, kịp thời và hiệu quả nhằm hỗ trợ xây dựng mối quan hệ tốt với chủ nhà.
4. Theo dõi & đảm bảo tuân thủ hợp đồng
- Đảm bảo việc thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng thuê, bao gồm thời hạn thanh toán, thời gian thông báo và các nghĩa vụ theo hợp đồng.
- Theo dõi các mốc thời gian quan trọng như: gia hạn hợp đồng, hết hạn hợp đồng và thời điểm điều chỉnh giá thuê.
- Chủ động cảnh báo các bên liên quan trước các thời hạn quan trọng, chẳng hạn như thời điểm gia hạn hoặc thời hạn thông báo chấm dứt hợp đồng.
5. Phối hợp liên phòng ban
- Phối hợp với các bộ phận Kế toán, Tài chính, Pháp chế và Phát triển Cửa hàng. Đảm bảo quá trình phê duyệt, luân chuyển hồ sơ và thanh toán được phối hợp xuyên suốt, hiệu quả.
- Hỗ trợ Manager trong việc quản lý danh mục hợp đồng thuê và theo dõi tình hình thực hiện.
6. Quản lý dữ liệu & báo cáo
- Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu về toàn bộ các mặt bằng đang thuê và thông tin chủ nhà.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình trạng thanh toán, các thời hạn sắp đến và tổng hợp thông tin hợp đồng.
- Cải tiến hệ thống theo dõi và các quy trình hành chính nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tính minh bạch của thông tin.