Lễ Tân Hành Chính (Administrative Receptionist)

1. Mục tiêu công việc
Là đầu mối tiếp đón, kết nối thông tin và hỗ trợ vận hành các hoạt động hành chính tại văn phòng; đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, mang đến trải nghiệm tích cực cho khách hàng, đối tác và nhân viên.
2. Nhiệm vụ chính
A. Công tác lễ tân
• Đón tiếp khách, đối tác, ứng viên đến làm việc tại Công ty.
• Quản lý các khu vực sinh hoạt chung luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp.
• Chuẩn bị phòng họp trước các cuộc họp, đào tạo hoặc sự kiện.
• Phục vụ nước uống, hỗ trợ tiếp khách khi cần.
B. Công tác hành chính văn phòng
• Tiếp nhận, phân loại và luân chuyển công văn, thư tín.
• Quản lý văn phòng phẩm, nước uống, pantry và vật tư tiêu hao.
• Quản lý các văn bản hành chính.
• Theo dõi tồn kho, lập đề xuất mua sắm định kỳ.
• Theo dõi việc sử dụng phòng họp và tài sản dùng chung.
• Kiểm tra vệ sinh, cây xanh, an ninh, bảo trì văn phòng.
• Hướng dẫn khách hàng, đối tác, nhân viên thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định.
• Làm việc với tòa nhà về các tác vụ văn phòng liên quan.
C. Hỗ trợ Nhân sự
• Tham gia trong công tác chào đón nhân sự mới, hỗ trợ onboarding.
• Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nhân sự khi được phân công.
D. Hỗ trợ sự kiện và truyền thông nội bộ
• Hỗ trợ các hoạt động văn hóa nội bộ, sinh nhật, sự kiện.
• Chuẩn bị hậu cần cho các chương trình nội bộ.
• Hỗ trợ trang trí văn phòng theo các dịp lễ.
• Quản lý quà tặng, vật phẩm sự kiện.
• Hỗ trợ check-in và đón tiếp khách trong các sự kiện.
E. Công việc khác
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
• Tham gia các dự án cải tiến quy trình hành chính, vận hành văn phòng.