[Nghệ An] Trưởng Phòng Thu Mua - Tiếng Trung (HSK 5)

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
Mục đích của vị trí công việc:
Tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động thu mua nhằm đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị và dịch vụ đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của Công ty.
Đảm bảo hoạt động mua hàng đúng tiến độ, chất lượng, số lượng và ngân sách; tối ưu chi phí, kiểm soát rủi ro và xây dựng quan hệ hợp tác hiệu quả với nhà cung cấp.
Nhiệm vụ chính:
1. Lập kế hoạch và quản lý hoạt động thu mua
Tiếp nhận, tổng hợp và phân tích nhu cầu mua hàng từ các bộ phận; xây dựng kế hoạch thu mua phù hợp với kế hoạch sản xuất và tiến độ vận hành nhà máy.
Phân loại danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị và dịch vụ cần mua; xác định thời điểm đặt hàng và kế hoạch cung ứng.
Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, kịp thời xử lý các nguy cơ thiếu hàng hoặc chậm cung ứng.
2. Tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhà cung cấp
Tìm kiếm, phát triển và duy trì mạng lưới nhà cung cấp trong nước và nước ngoài phù hợp với nhu cầu của Công ty.
Tổ chức đánh giá, so sánh nhà cung cấp theo các tiêu chí: giá cả, chất lượng, năng lực cung ứng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.
Định kỳ đánh giá hiệu quả nhà cung cấp; đề xuất phương án cải thiện hoặc thay thế khi cần thiết.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác ổn định, lâu dài với các nhà cung cấp chiến lược.
3. Đàm phán và kiểm soát chi phí mua hàng
Chủ trì hoặc trực tiếp đàm phán giá cả, điều khoản thương mại, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan.
Phân tích báo giá, kiểm soát giá mua và đề xuất phương án tối ưu tổng chi phí thu mua.
Theo dõi ngân sách thu mua, kiểm soát chi phí và thực hiện các giải pháp tiết kiệm phù hợp mà không ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ cung ứng.
4. Quản lý đơn hàng và tiến độ giao hàng
Kiểm tra, phê duyệt hoặc trình phê duyệt đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng theo phân quyền của Công ty.
Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng, xác nhận thời gian giao hàng và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh với nhà cung cấp.
Phối hợp với bộ phận Kho, Sản xuất, Kế hoạch, Chất lượng, Tài chính - Kế toán và Xuất nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng yêu cầu.
Giám sát việc xử lý hàng giao thiếu, giao chậm, sai quy cách hoặc không đạt chất lượng; phối hợp thực hiện khiếu nại và yêu cầu khắc phục.
5. Quản lý hợp đồng và hồ sơ mua hàng
Kiểm soát hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, hồ sơ nhà cung cấp và chứng từ mua hàng theo quy trình của Công ty.
6. Đảm bảo các giao dịch mua hàng tuân thủ quy trình phê duyệt, quy định nội bộ và các yêu cầu pháp luật có liên quan.
Tổ chức lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chính xác, bảo mật và thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra.
Quản lý nhân sự và cải tiến quy trình
Phân công công việc, hướng dẫn, đào tạo và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong phòng.
7. Xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (KPI) và theo dõi kết quả thực hiện của bộ phận.
Xây dựng, rà soát và cải tiến quy trình thu mua; tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và khả năng kiểm soát rủi ro.
Kiểm soát rủi ro và báo cáo
Nhận diện, đánh giá và đề xuất biện pháp kiểm soát các rủi ro liên quan đến nguồn cung, biến động giá, chất lượng và tiến độ giao hàng.
Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng; báo cáo kịp thời các trường hợp vượt thẩm quyền.
Thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình mua hàng, chi phí, tiến độ đơn hàng, hiệu quả nhà cung cấp và các vấn đề liên quan.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.