Công việc giấy tờ hành chính: Quản lý con dấu công ty và con dấu chi nhánh. Hiểu và biết về ủy quyền của từng người trong công ty để hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên khác khi đóng dấu đúng người, đúng hồ sơ. Hỗ trợ sao y hồ sơ, lưu giữ các hồ sơ của công ty để cung cấp cho các phòng ban khác khi cần (Ủy quyền, Giấp phép kinh doanh, giấy phép rượu, hợp đồng của phòng hành chính, các giấy tờ khác của BOD...)
Công tác:
- Hỗ trợ các phòng ban book vé máy bay, book khách sạn, book tàu xe, mua bảo hiểm công tác, hỗ trợ làm hồ sơ visa (nếu có) qua kênh đại lý angecy mà công ty đã có hợp đồng.
- Hướng dẫn nhân viên quy trình đi công tác và quy trình làm thủ tục claim tiền sau công tác
Quản lý xe văn phòng: nhận lịch book từ các phòng ban, sắp xếp điều phối xe sao cho tiết kiệm và hợp lý.
Quản lý các kênh taxi: theo dõi chi phí và thanh toán chi phí sử dụng của từng bộ phận. (Grab/Mai Linh/ Vinasun)
Quản lý văn phòng phẩm: hỗ trợ nhân viên làm namecard và thanh toán cho nhà cung cấp Quản lý côn trùng tại văn phòng: nhận thông tin báo cáo côn trùng các tầng, khu vực có côn trùng xâm hại, theo dõi thanh toán với nhà cung cấp
Quản lý cây cảnh văn phòng: phối hợp với nhà cung cấp chăm sóc cây cảnh để theo dõi tình trạng cây, luân chuyển các cây văn phòng ra nắng hoặc vào văn phòng, thanh toán chi phí liên quan...
Quản lý vệ sinh văn phòng: Nhắc nhở nhân viên các bộ phận về vấn đề vệ sinh tòa nhà, phối hợp với
tạp vụ hướng dẫn và xử lý các vấn đề về vệ sinh văn phòng
Hỗ trợ trực lễ tân: Khi có yêu cầu được giao. Các công việc tại quầy lễ tân (tiếp khách, nghe điện thoại, gửi thư nhận thư, các công việc khác cần hỗ trợ trong team khi cần...)
