Mô tả công việc
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
• Đảm bảo các hoạt động hành chính và vận hành văn phòng của BCNV được thực hiện hiệu quả, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên.
• Hỗ trợ các hoạt động nhân sự, tài chính và hậu cần nhằm đảm bảo các chương trình và hoạt động của BCNV được triển khai nhịp nhàng.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý hành chính và vận hành văn phòng
• Hướng dẫn và
giám sát chất lượng dịch vụ vệ sinh văn phòng và các dịch vụ vận hành khác đảm bảo văn phòng luôn ở trạng thái sạch sẽ, ngăn nắp và chăm sóc cây cối xanh tươi, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên và khách đến làm việc.
• Quản lý và theo dõi việc sử dụng tài sản, trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng.
• Lập kế hoạch mua sắm, bảo trì và thay thế trang thiết bị, nội thất và văn phòng phẩm.
• Quản lý việc sử dụng các khu vực chung như phòng họp, khu tiếp khách và khu làm việc chung.
• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến cơ sở vật chất và hoạt động của văn phòng.
2. Công việc hành chính
• Đảm bảo các chi phí vận hành văn phòng như điện, nước, internet, thuê nhà và các dịch vụ khác được thanh toán đúng thời hạn.
• Tổ chức, sắp xếp và chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp nội bộ và các buổi làm việc với đối tác.
• Quản lý và lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, giấy tờ pháp lý của tổ chức.
• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính dưới dạng bản cứng và bản mềm một cách khoa học.
• Quản lý và hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản trị nội bộ hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu của tổ chức.
3. Công tác nhân sự
• Hỗ trợ điều phối và triển khai các hoạt động tuyển dụng nhân sự,
cộng tác viên và tình nguyện viên theo nhu cầu của các bộ phận.
• Chuẩn bị và quản lý hồ sơ nhân sự, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động và các văn bản liên quan.
• Theo dõi chấm công, nghỉ phép và các thay đổi thông tin nhân sự.
• Quản lý hồ sơ nhân sự: thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, thay đổi thông tin nhân sự, vv.
• Phối hợp với dịch vụ kế toán trong việc tính lương, phụ cấp và các chế độ liên quan cho nhân viên.
• Hỗ trợ phổ biến nội quy lao động, quy định và chính sách của tổ chức cho nhân viên mới.
• Theo dõi việc tuân thủ các quy định nội bộ của nhân viên.
• Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ nhằm tăng sự gắn kết nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức.
4. Đối ngoại
• Lên kế hoạch và phối hợp thực hiện các hoạt động chăm sóc đối tác, nhà tài trợ và khách mời trong các dịp lễ hoặc sự kiện.
• Hỗ trợ chuẩn bị quà tặng và các hoạt động tri ân đối tác theo yêu cầu của Ban điều hành.
5. Hậu cần và hỗ trợ hoạt động của tổ chức
• Phối hợp chuẩn bị hậu cần cho các chương trình, sự kiện, workshop và dự án của BCNV khi có yêu cầu.
• Hỗ trợ sắp xếp địa điểm, tài liệu và các nhu cầu hậu cần khác cho các hoạt động của tổ chức.
6. Các nhiệm vụ khác
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính và vận hành khác theo sự phân công của Ban điều hành.
• Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý hành chính và vận hành văn phòng.
Yêu cầu
Trình độ học vấn:
Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành:
Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Kế toán hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm làm việc:
• Có tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, quản trị văn phòng, HR admin hoặc vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm xử lý các công việc hành chính tổng hợp, hỗ trợ nhân sự và thanh toán chi phí văn phòng.
• Có kinh nghiệm làm việc trong tổ chức phi lợi nhuận, doanh nghiệp xã hội hoặc môi trường đa nhiệm là một lợi thế.
Kỹ năng:
• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc: có khả năng sắp xếp, điều phối nhiều công việc cùng lúc.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp nội bộ: làm việc hiệu quả với các bộ phận và đối tác.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu một cách khoa học.
• Kỹ năng hành chính - văn thư: soạn thảo văn bản, quản lý hợp đồng và hồ sơ.
• Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng: thành thạo Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
• Có khả năng theo dõi chi phí và xử lý chứng từ thanh toán cơ bản.
Năng lực cá nhân:
• Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.
• Có khả năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống linh hoạt trong công việc hành chính.
• Có tinh thần chủ động, trách nhiệm và hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức.
Thái độ và phẩm chất:
• Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.
• Tinh thần trách nhiệm cao và chủ động trong công việc.
• Tác phong chuyên nghiệp, tích cực và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.
• Có tinh thần học hỏi, sẵn sàng tiếp thu kiến thức và kỹ năng mới.
• Có các phẩm chất phù hợp với giá trị cốt lõi của BCNV: Yêu thương - Dũng cảm - Minh bạch - Trách nhiệm xã hội.
Các cơ hội chúng tôi mang lại:
- Công việc có ý nghĩa và tạo tác động xã hội: không chỉ trực tiếp cho người sống cùng UTV (bệnh nhân, gia đình của họ) mà cho cả cộng đồng.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiếp xúc đa ngành - đa lĩnh vực: cơ hội được học, phát triển các kỹ năng mới, đặc biệt trong lĩnh vực Phát Triển, với đội ngũ tâm huyết và tận tâm.
- Môi trường năng động, thân thiện và nhân văn.
Nếu có các thay đổi lớn liên quan bản mô tả công việc này, hai bên sẽ cùng ngồi lại thảo luận, thống nhất lại.
Quyền lợi
Khác
Công việc có ý nghĩa và tạo tác động xã hội: không chỉ trực tiếp cho người sống cùng UTV (bệnh nhân, gia đình của họ) mà cho cả cộng đồng.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiếp xúc đa ngành - đa lĩnh vực: cơ hội được học, phát triển các kỹ năng m
Thông tin khác
NGÀY ĐĂNG
30/06/2026
CẤP BẬC
Nhân viên
NGÀNH NGHỀ
Nhân Sự/Tuyển Dụng > Nhân Sự Tổng Hợp
KỸ NĂNG
Quản Trị Nhân Sự, Giao Tiếp, Hành Chính, Hành Chính Nhân Sự, HR Admin
LĨNH VỰC
Chính phủ & NGO
NGÔN NGỮ TRÌNH BÀY HỒ SƠ
Tiếng Việt
SỐ NĂM KINH NGHIỆM TỐI THIỂU
2
QUỐC TỊCH
Không hiển thị
Xem thêm
Thông tin chung
Nơi làm việc
- 122/11 Pho Quang, Duc Nhuan Ward, HCMC
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 30/07/2026
