Nhân viên Chứng từ kho

Mô tả Công việc
Đảm bảo thực hiện đúng và đủ các nghiệp vụ chứng từ liên quan đến xuất, nhập, tồn hàng hóa trong Kho:
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp khi nhận được từng đề nghị của Khách hàng;
Nắm vững toàn bộ phần mềm quản lý kho "BSM" và các quy trình làm việc Chứng từ liên quan;
Thực hiện các công việc theo đúng quy trình được hướng dẫn;
Quản lý hoạt động nhập, xuất, tồn của Khách hàng được giao. Ghi nhận các dịch vụ kèm theo, xác nhận cùng Khách hàng và báo cáo theo đề nghị hoặc và cuối tháng;
Giải quyết công việc với Khách hàng qua điện thoại và các phương tiện giao tiếp khác như email, fax...
Kiểm tra email để giải quyết các nhu cầu của Khách hàng;
Liên hệ với Khách hàng hàng ngày để nắm bắt được kế hoạch hàng nhập-xuất trong ngày/ trong tuần/ trong tháng. Ghi nhận lại thông tin và email/ gọi điện thông báo cho Quản lý kho/ Ban Giám đốc để sắp xếp Nhân sự hợp lý.
Cùng với NV Kho - bên nhận - bên giao trực tiếp/gián tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng hóa nhập - xuất kho đảm bảo trùng khớp với yêu cầu và cập nhật vào hệ thống;
Cuối giờ làm việc hàng ngày in tồn kho các khách hàng để lưu trữ;
Hàng ngày/hàng tháng làm phiếu kiểm đếm tồn kho cho NV kho đi kiểm đếm tồn kho và cập nhật dữ liệu trên hệ thống;
Thực hiện các công tác xuất hàng trên hệ thống theo đúng mã hàng, số lô, số lượng, NSX & HSD và in phiếu xuất kho theo yêu cầu;
Kiểm tra và in list số serial cho khách hang;
Thực hiện công tác nhập hàng vào hệ thống theo đúng mã hàng, số lượng, số lô, NSX & HSD, ghi diễn giải theo đúng tình trạng hàng thực tế, in label theo yêu cầu;
Phối hợp với nhân viên kho để thực hiện công tác chuyển vị trí hàng lưu kho theo đúng với thực tế;
Báo cáo cấp trên trong các cuộc định kỳ tuần/ tháng...
Chốt bảng phí dịch vụ (Billing report):
Kiểm tra và ghi nhận tất cả các dịch vụ đẩy đủ. Nếu có dịch vụ phát sinh phải ghi nhận và cập nhật đầy đủ trong billing report;
Định kỳ vào hàng tháng, làm bảng billing report, ghi nhận các dịch vụ phát sinh trong tháng - gửi email cho khách hàng xác nhận;
Tập hợp tất cả các dự liệu liên quan tới billing report cho bộ phận kế toán ra debit note & xuất hóa đơn.
Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng:
Lập DS khách hàng và lập sơ đồ lưu trữ (layout) và phân phối hàng hóa trong kho;
Phối hợp với Quản lý kho/ Ban Giám đốc để giải quyết than phiền Khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ Khách hàng và chăm sóc Khách hang;
Tiếp Khách hàng mình quản lý cũng như các Khách hàng khác đến kho làm việc nếu cấp trên chưa kịp thời có mặt;
Trao đổi thông tin xuất nhập hàng với Khách hàng khi có yêu cầu đáp ứng đúng thời gian yêu cầu của Khách hang;
Làm báo cáo gởi Khách hàng theo đúng thời gian yêu cầu của Khách hang;
Báo cáo cho cấp trên tình tình về Khách hàng mình quản lý hàng tuần/ tháng....
An toàn lao động & Phòng cháy chữa cháy ("ATLĐ & PCCC"):
Thực hiện đúng các quy trình, quy định về ATLĐ và PCCC trong kho;
Xử lý và thực hiện các biện pháp để ngăn ngừa và khắc phục nếu có xảy ra mất ATLĐ và sự cố PCCC;
Thường xuyên kiểm tra các trang thiết bị PCCC & ATLĐ trong kho;
Báo cáo cho cấp trên về tình hình ATLĐ/ PCCC trong các cuộc họp kho hoặc đột xuất khi có phát sinh các sự cố.
Báo cáo công việc:
Thay thế NV Chứng từ khác khi họ vắng mặt tạm thời hay nghỉ phép, ốm...
Tham gia xử lý các sự cố trong kho khi có phát sinh.