Nhân Viên Chứng Từ Kho

1. Quản lý chứng từ & Dữ liệu trên hệ thống WMS (40%)
- Tiếp nhận & Cập nhật: Nhận thông tin kế hoạch nhập/xuất hàng từ khách hàng hàng ngày; nhập liệu và đảm bảo tính chính xác 100% của thông tin hàng hóa, số lượng xuất - nhập - tồn trên hệ thống WMS.
- Quản lý chứng từ: Lập, kiểm tra và lưu trữ đầy đủ các chứng từ xuất/nhập kho (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, hóa đơn/chứng từ đi kèm).
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối về dữ liệu hàng hóa, số lượng tồn kho và thông tin kinh doanh của khách hàng cũng như của công ty.
2. Chăm sóc khách hàng & Dịch vụ khách hàng (30%)
- Giao tiếp hàng ngày: Chủ động liên hệ với khách hàng để nắm bắt kế hoạch hàng về/xuất trong ngày, tuần và tháng.
- Giải quyết yêu cầu & Khiếu nại: Kiểm tra email, xử lý các phản hồi/yêu cầu hàng ngày từ khách hàng. Khi có sự cố hoặc than phiền, trực tiếp truy vết lại lịch sử chứng từ, email, dữ liệu liên quan để phối hợp xử lý dứt điểm.
- Đón tiếp khách hàng: Tiếp đón khách hàng đến làm việc tại kho, nhận bàn giao hàng hóa/chứng từ khi các cấp quản lý chưa kịp thời có mặt.
- Ghi nhận dịch vụ phát sinh: Theo dõi, ghi nhận đầy đủ các dịch vụ cộng thêm (VAS) phát sinh trong ngày/tháng để làm việc với khách hàng xác nhận chi phí.
3. Phối hợp vận hành & Báo cáo (10%)
- Điều phối vận hành: Chuyển giao thông tin kế hoạch xuất/nhập kịp thời cho Quản lý kho (QLK), Giám sát (GSK) hoặc Leader để chủ động bố trí nhân sự hiện trường.
- Báo cáo định kỳ: Tải và gửi các báo cáo xuất - nhập - tồn, báo cáo dịch vụ cho khách hàng đúng thời hạn quy định (KPI), không để xảy ra trễ hạn làm ảnh hưởng đến uy tín công ty.
- Xử lý bất thường: Báo cáo ngay cho Quản lý khi phát hiện các chênh lệch số liệu, rủi ro hàng hóa, mất mát hoặc sự cố vận hành.
4. Đào tạo & Hỗ trợ nội bộ (20%)
- Hỗ trợ nhân sự: Sẵn sàng làm thay công việc của nhân viên chứng từ khác khi họ nghỉ phép, ốm đau hoặc vắng mặt đột xuất.
- Đào tạo & Phát triển: Hỗ trợ Quản lý trong việc hướng dẫn, đào tạo quy trình làm việc cho nhân viên mới.
- Tham gia hoạt động: Tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện nghiệp vụ, cuộc họp nội bộ và phong trào chung của công ty.
*Lưu ý: Vị trí này làm việc xoay ca
Ca 1: 6h00 - 14h00
Ca 2: 14h00 - 22h00
Ca 3: 22h00 - 6h00