1/ Xử lý chứng từ hàng hóa
Chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ vận chuyển (vận đơn - B/L, D/O, HBL, AWB, manifest, hồ sơ hải quan, COO, giấy kiểm dịch, giấy giám định nếu cần) để đảm bảo đầy đủ, đúng mẫu, chính xác.
Theo dõi lô hàng (import/export) - ngày đi, ngày về, lịch trình, chi phí phát sinh.
Nắm vững lịch trình tàu chạy của các hãng khác nhau, các tuyến khác nhau;-
Nhận yêu cầu từ khách hàng, liên hệ các hãng vận tải để sắp xếp chỗ trên tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng, lấy booking từ hãng tàu gửi khách
- Theo dõi lịch tàu ở cảng đi và cảng đến để cập nhật thông tin cho khách
- Theo dõi lô hàng, tham gia
hỗ trợ khách hàng xử lý các vấn đề phát sinh;
- Hỗ trợ hãng tàu kiểm tra kế hoạch xuất hàng, đóng hàng của khách hàng để đạt hiệu quả cao trong việc sắp xếp điều động container.
- Hỗ trợ khách lấy cont ở cảng
- Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh khác của cont : nhiệt độ cont, lưu kho, lưu bãi, phí cắm điện...
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng/Ban
Giám đốc giao.
2/ Thông quan / thủ tục hải quan (nếu có yêu cầu)
Khai báo hải quan, làm tờ khai các loại hình xuất nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành.
Phối hợp với cơ quan chức năng/ch Hải quan, cảng/ICD để giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng từ, kiểm tra, kiểm dịch nếu có.
3/ Theo dõi và phối hợp các bên liên quan
Làm việc với hãng tàu/forwarder/đại lý nước ngoài để lấy/chỉnh sửa booking, vận đơn, lệ phí phụ phí, chi phí bổ sung.
Phối hợp với bộ phận kho, mua hàng, vận tải nội địa để đảm bảo lô hàng được giao/nhận đúng tiến độ và chứng từ khớp với thực tế.
4/ Lưu trữ, báo cáo & kiểm soát
Lưu giữ hồ sơ chứng từ theo quy định công ty, bảo đảm có hệ thống, dễ tìm.
Theo dõi các chỉ số liên quan như chi phí chứng từ, thời gian xử lý chứng từ, phát sinh sai sót, báo cáo định kỳ cho quản lý.
Hỗ trợ bộ phận kế toán/tài chính trong việc gửi hồ sơ thanh toán, đối chiếu hóa đơn / chi phí chứng từ.
5/ Xử lý sự cố phát sinh
Giải quyết sai lệch/chậm trễ trong chứng từ, xử lý các vấn đề phát sinh với khách hàng, nhà cung cấp, hãng tàu, lực lượng hải quan.
Đề xuất cải tiến quy trình chứng từ nhằm hạn chế sai sót, tăng hiệu quả, giảm thời gian xử lý.
Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học, ngành Xuất nhập khẩu, Logistics, Ngoại thương hoặc các ngành liên quan.
Có kinh nghiệm từ 1 - 2 năm trở lên trong mảng chứng từ xuất nhập khẩu / Forwarding / Logistics (tuỳ cấp độ).
Hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, vận tải quốc tế đường biển & đường hàng không.
Thành thạo tin học văn phòng (MS Word, Excel), sử dụng phần mềm logistics, khai báo hải quan (nếu áp dụng).
Kỹ năng giao tiếp tốt, làm việc nhóm, phối hợp với nhiều bên.
Tỉ mỉ, cẩn thận, có khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý nhiều công việc cùng lúc.
Ưu tiên: biết
tiếng Anh hoặc có kinh nghiệm làm việc với hãng nước ngoài/hãng tàu quốc tế.
